Regulamin serwisu Ranedo Rezerwacje

§ 1. Postanowienia ogólne i dane Usługodawcy

1.1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu „Ranedo Rezerwacje”, dostępnego w szczególności pod adresem rezerwacje.ranedo.com, w tym warunki zawierania i rozwiązywania umów oraz tryb postępowania reklamacyjnego. Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

1.2. Usługodawcą jest Createin.pl Jarosław Kądzioła, jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, adres: ul. Boczna 8, 46-080 Chróścice, NIP 7481531765, REGON 161499368 (działalność nie podlega wpisowi do KRS), adres e-mail: kontakt@ranedo.com, telefon: +48 577 682 359 („Usługodawca”).

1.3. Ranedo Rezerwacje jest usługą typu SaaS przeznaczoną dla przedsiębiorców i osób wykonujących zawód, którzy świadczą usługi umawiane na określony termin, w szczególności salonów fryzjerskich, barberskich i kosmetycznych, gabinetów fizjoterapii, masażu, dietetyki i psychologii, a — od dnia udostępnienia odpowiednich funkcji — szkół i klubów prowadzących zajęcia grupowe, w tym zajęcia dla dzieci. Usługodawca nie zawiera Umów z konsumentami. Klienci Końcowi nie są stroną Umowy.

1.4. Częścią Regulaminu są: Załącznik nr 1 (wzór formularza odstąpienia od umowy) oraz Załącznik nr 2 — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (§ 26), która jest zawierana wraz z akceptacją Regulaminu.

1.5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem Umowy, w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

1.6. Regulamin obowiązuje od dnia wskazanego w nagłówku dokumentu. Poprzednie wersje Regulaminu są dostępne pod adresem https://rezerwacje.ranedo.com/pl/dokumenty/regulamin.

1.7. Wiążąca jest polska wersja Regulaminu. Tłumaczenia na inne języki mają charakter wyłącznie informacyjny.

1.8. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę jako administratora opisuje Polityka prywatności, a zasady korzystania z plików cookies — Polityka cookies. Dokumenty te mają charakter informacyjny i nie są częścią Umowy.

1.9. Ranedo Rezerwacje jest usługą odrębną od systemu Ranedo dla restauracji. Konto w jednej z tych usług nie daje dostępu do drugiej, a każda z nich ma własny regulamin.

§ 2. Definicje

2.1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

• Ranedo Rezerwacje lub System — oprogramowanie udostępniane przez Usługodawcę przez Internet, wraz ze Stronami Rezerwacji, Panelem i aplikacją dla Pracowników (PWA);
• Klient — przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą Umowę;
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta — Klient będący osobą fizyczną, który zawiera Umowę bezpośrednio związaną ze swoją działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności, udostępnionego na podstawie przepisów o CEIDG;
• Użytkownik — osoba korzystająca z Konta Klienta na jego upoważnienie, w szczególności pracownik, współpracownik lub osoba obsługująca recepcję;
• Pracownik — osoba albo zasób (np. stanowisko, gabinet, sala), dla którego Klient prowadzi w Systemie kalendarz dostępności; Pracownik nie musi być Użytkownikiem;
• Klient Końcowy — osoba korzystająca ze Strony Rezerwacji albo z usług Klienta obsługiwanych w Systemie, w szczególności rezerwująca Wizytę, zapisująca się na Zajęcia, wpłacająca Zaliczkę, zapisana na listę rezerwową albo do bazy klientów Klienta; Klientem Końcowym jest także Opiekun;
• Uczestnik — osoba, w tym dziecko, uczestnicząca w Zajęciach, zapisana przez siebie albo przez Opiekuna;
• Opiekun — rodzic, opiekun prawny albo inna osoba uprawniona do reprezentowania Uczestnika niepełnoletniego, która zapisuje go na Zajęcia;
• Wizyta — usługa Klienta świadczona w oznaczonym terminie, umawiana za pośrednictwem Systemu albo wpisana do niego przez Użytkownika;
• Zajęcia — zajęcia grupowe Klienta z określoną liczbą miejsc, w tym cykle zajęć, karnety, lekcje próbne, obozy i półkolonie (funkcje udostępniane w kolejnym etapie rozwoju Systemu, § 3.3);
• Zaliczka — kwota pobierana od Klienta Końcowego przy rezerwacji, niezależnie od jej charakteru prawnego (zaliczka, zadatek albo przedpłata), który określa Klient w Regulaminie Wizyt;
• Regulamin Wizyt — regulamin rezerwacji Klienta obowiązujący w relacji Klient–Klient Końcowy, opublikowany na Stronie Rezerwacji (wzór generowany w Systemie albo tekst własny Klienta);
• Konto — konto Klienta w Systemie;
• Panel — część Systemu dostępna po zalogowaniu, służąca do zarządzania Kontem, lokalami, kalendarzami, usługami i Stroną Rezerwacji;
• Strona Rezerwacji — strona internetowa Klienta prowadzona w Systemie (w subdomenie rezerwacje.ranedo.com albo pod własną domeną Klienta), wraz z formularzem rezerwacji, stroną zarządzania Wizytą przez Klienta Końcowego i widżetem rezerwacji osadzanym na innych stronach;
• Plan — wariant korzystania z Systemu (Bezpłatny, Solo, Zespół, Studio) określający zakres funkcji, limity i cenę;
• Plan Bezpłatny — Plan bez opłat i bez ograniczenia czasu, z Limitem Rezerwacji i zakresem funkcji określonym w Cenniku;
• Cennik — informacja o Planach, Modułach Dodatkowych i Pakietach SMS, ich cenach i zakresie, publikowana na rezerwacje.ranedo.com i w Panelu;
• Okres Rozliczeniowy — miesiąc albo rok, za który Klient opłaca Subskrypcję płatnego Planu (Subskrypcje zawarte na kwartał przed zmianą Cennika działają do ich zakończenia albo zmiany Okresu Rozliczeniowego);
• Subskrypcja — prawo korzystania z Systemu w zakresie wybranego Planu; w Planie płatnym — odpłatne, w danym Okresie Rozliczeniowym, a w Planie Bezpłatnym — nieodpłatne i bezterminowe;
• Okres Próbny — 14 dni bezpłatnego korzystania z Planu Zespół, liczone od założenia Konta (utworzenia firmy w Systemie);
• Limit Rezerwacji — liczba Wizyt utworzonych w miesiącu kalendarzowym (według strefy czasowej Konta), przy których Panel pokazuje dane Klienta Końcowego w Planie Bezpłatnym (40 Wizyt w miesiącu);
• Rezerwacja Ukryta — Wizyta utworzona w Planie Bezpłatnym po wyczerpaniu Limitu Rezerwacji;
• Moduł Dodatkowy — płatna funkcja Systemu zamawiana niezależnie od Planu, jeżeli Cennik przewiduje ją jako dodatek;
• Limit SMS — liczba wiadomości SMS zawarta w cenie Planu na każdy miesiąc (w Planie Bezpłatnym — 0);
• Pakiet SMS — płatny pakiet wiadomości SMS (kredytów) kupowany ponad Limit SMS;
• Dane Szczególne — dane osobowe szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, w szczególności dane dotyczące zdrowia (np. przeciwwskazania do zabiegu, alergie, przebyte urazy);
• Ankieta Zdrowotna — opcjonalna funkcja Systemu, wyłączona domyślnie, pozwalająca Klientowi zbierać od Klientów Końcowych Dane Szczególne w wyznaczonych polach, za ich wyraźną zgodą (§ 27);
• Treści Klienta — informacje i materiały wprowadzane do Systemu przez Klienta i Użytkowników, w szczególności teksty, zdjęcia, opisy i ceny usług, dane Pracowników prezentowane na Stronie Rezerwacji, Regulamin Wizyt i informacje dla Klientów Końcowych;
• Umowa — umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta między Klientem a Usługodawcą na warunkach Regulaminu, obejmująca Okres Próbny, Plan Bezpłatny, Subskrypcję, Moduły Dodatkowe i Pakiety SMS;
• Dzień Roboczy — dzień od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce;
• Trwały nośnik — w szczególności wiadomość e-mail wysłana na adres przypisany do Konta.

§ 3. Rodzaj i zakres usług

3.1. Zależnie od Planu, Modułów Dodatkowych i konfiguracji Ranedo Rezerwacje umożliwia w szczególności:

• prowadzenie kalendarza Wizyt dla jednego albo wielu Pracowników i lokali, z godzinami pracy, przerwami i nieobecnościami;
• prowadzenie katalogu usług z czasem trwania i ceną;
• przyjmowanie rezerwacji online 24 godziny na dobę przez Stronę Rezerwacji i widżet oraz wpisywanie Wizyt przez Użytkowników;
• zarządzanie Wizytą przez Klienta Końcowego (zmiana terminu, odwołanie) przez link albo kod przesłany e-mailem lub SMS-em;
• listę rezerwową i Wizyty cykliczne;
• techniczną integrację pobierania Zaliczek od Klientów Końcowych z operatorami płatności, z którymi Klient zawarł umowy (§ 15);
• wysyłanie wiadomości e-mail i SMS na polecenie Klienta, w szczególności potwierdzeń, przypomnień i informacji o odwołaniu Wizyty;
• prowadzenie bazy klientów (CRM) z historią Wizyt i notatkami, karnetów oraz kampanii e-mail i SMS;
• Ankietę Zdrowotną (§ 27), jeżeli Klient ją włączy;
• raporty i statystyki;
• generowanie wzoru Regulaminu Wizyt i informacji o przetwarzaniu danych osobowych dla Klientów Końcowych (§ 14);
• narzędzie do realizacji praw Klientów Końcowych wynikających z RODO (wyszukanie, eksport, anonimizacja danych);
• tworzenie treści Strony Rezerwacji przy pomocy sztucznej inteligencji (§ 17), jeżeli funkcja jest udostępniona.

3.2. Zakres funkcji i limity poszczególnych Planów określa Cennik w chwili zamówienia Subskrypcji.

3.3. Funkcje opisane w Cenniku albo w Regulaminie jako udostępniane w kolejnym etapie rozwoju Systemu — w szczególności Zajęcia, konto Opiekuna, obecności, zgody na wizerunek i grafik pracy — nie wchodzą w zakres Planu do dnia ich udostępnienia. Usługodawca informuje Klientów o udostępnieniu takiej funkcji e-mailem i komunikatem w Panelu. Postanowienia Regulaminu dotyczące tych funkcji stosuje się od dnia ich udostępnienia.

3.4. Ranedo Rezerwacje jest narzędziem informatycznym. Usługodawca nie świadczy w imieniu Klienta usług fryzjerskich, kosmetycznych, zdrowotnych, edukacyjnych ani innych usług Klienta i nie jest stroną umów zawieranych przez Klienta z Klientami Końcowymi.

3.5. System nie jest systemem do prowadzenia dokumentacji medycznej w rozumieniu ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta ani elektronicznej dokumentacji medycznej. Klient wykonujący zawód medyczny albo prowadzący podmiot leczniczy prowadzi dokumentację medyczną w odrębnym systemie przeznaczonym do tego celu (§ 27.6).

3.6. System nie jest serwisem ogłoszeniowym ani porównywarką usług (marketplace). Usługodawca nie kieruje do Klienta Klientów Końcowych i nie pobiera prowizji od Wizyt.

3.7. Usługodawca może rozwijać System, zmieniać wygląd i sposób działania funkcji oraz dodawać nowe funkcje. Jeżeli zmiana polega na trwałym wyłączeniu funkcji wchodzącej w zakres opłaconego Planu, stosuje się § 30.4.

3.8. Informacje o dostępności Systemu i Stron Rezerwacji dla osób z niepełnosprawnościami zawiera deklaracja dostępności: https://rezerwacje.ranedo.com/pl/deklaracja-dostepnosci.

§ 4. Wymagania techniczne

4.1. Do korzystania z Ranedo Rezerwacje potrzebne są:

• urządzenie z dostępem do Internetu i aktualną wersją powszechnie używanej przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript, plików cookies niezbędnych do logowania i połączeń szyfrowanych (HTTPS);
• aktywny adres e-mail;
• w przypadku własnej domeny — możliwość skonfigurowania rekordów DNS u rejestratora domeny;
• w przypadku Zaliczek online — aktywna umowa Klienta z obsługiwanym operatorem płatności;
• w przypadku wysyłki SMS — niewykorzystany Limit SMS albo Pakiet SMS z niewykorzystanymi wiadomościami.

4.2. Nieaktualne oprogramowanie, wyłączony JavaScript, blokady sieciowe lub inne ustawienia ingerujące w komunikację z Systemem mogą powodować nieprawidłowe działanie części funkcji.

§ 5. Zawarcie Umowy i Konto

5.1. Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji Konta przez Usługodawcę. Warunkiem utworzenia Konta jest wypełnienie formularza rejestracji i zaznaczenie pola akceptacji Regulaminu wraz z Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 2). System zapisuje wersję zaakceptowanego Regulaminu, datę i godzinę akceptacji oraz identyfikator osoby, która jej dokonała. Utworzenie Konta stanowi ofertę zawarcia Umowy. Usługodawca weryfikuje każde zgłoszenie i może odmówić akceptacji Konta bez podania przyczyny. O akceptacji albo odmowie Usługodawca informuje e-mailem na adres podany przy rejestracji. Do czasu akceptacji Klient może zalogować się do Konta, ale nie ma dostępu do funkcji Systemu. Dane Konta, którego akceptacji odmówiono, Usługodawca usuwa (anonimizuje) po 30 dniach od odmowy.

5.2. Przy rejestracji przez konto Google albo Facebook, przy pierwszym logowaniu wyświetlany jest ekran akceptacji Regulaminu wraz z Umową powierzenia. Korzystanie z Konta jest możliwe po ich zaakceptowaniu.

5.3. Po rejestracji Klient potwierdza adres e-mail, klikając link przesłany na ten adres. Do czasu potwierdzenia adresu i akceptacji Konta nie można opublikować Strony Rezerwacji ani przyjmować rezerwacji. Okres Próbny biegnie od założenia Konta (§ 6.1), także w tym czasie. [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ — UWAGI, punkt 10]

5.4. Po zawarciu Umowy Usługodawca przesyła Klientowi na Trwałym nośniku potwierdzenie jej zawarcia wraz z treścią Regulaminu i Umowy powierzenia w wersji zaakceptowanej przez Klienta (plik PDF albo odnośnik do niezmiennej wersji w archiwum dokumentów).

5.5. Zgoda na otrzymywanie informacji marketingowych od Usługodawcy jest odrębna i dobrowolna. Jej brak nie wpływa na zawarcie ani wykonanie Umowy. Zgodę można wycofać w każdej chwili.

5.6. Osoba zakładająca Konto oświadcza, że zawiera Umowę w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową Klienta i jest uprawniona do działania w jego imieniu.

5.7. Klient podaje dane prawdziwe i aktualne oraz aktualizuje je w razie zmiany, w szczególności dane do faktury i dane usługodawcy wyświetlane Klientom Końcowym.

5.8. Klient chroni dane dostępowe do Konta i nie udostępnia ich osobom nieuprawnionym. Klient nadaje Użytkownikom role i uprawnienia w Panelu (w szczególności: właściciel, recepcja, pracownik widzący wyłącznie własny kalendarz) i odpowiada za działania osób, którym udostępnił Konto.

5.9. Hasła są przechowywane w postaci haszowanej. Klient może włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) i powinien to zrobić, jeżeli wymaga tego charakter przetwarzanych danych. Włączenie Ankiety Zdrowotnej albo funkcji dotyczących Uczestników niepełnoletnich wymaga, aby Użytkownicy mający dostęp do tych danych korzystali z 2FA (§ 27.4).

5.10. Podejrzenie przejęcia danych dostępowych lub nieuprawnionego dostępu do Konta należy niezwłocznie zgłosić na adres kontakt@ranedo.com.

5.11. [DO DECYZJI WŁAŚCICIELA — program partnerski] Rejestrując Konto, Klient może wpisać kod polecający partnera programu partnerskiego Ranedo albo założyć Konto po wejściu z linku polecającego partnera. Konto zostaje wtedy jednorazowo i na stałe przypisane do tego partnera, a partner widzi w swoim panelu informacje potrzebne do rozliczenia prowizji w zakresie opisanym w Polityce prywatności. Przypisanie nie wpływa na cenę ani warunki korzystania z Systemu przez Klienta.

§ 6. Okres Próbny i Plan Bezpłatny

6.1. Klient korzysta przez 14 dni bezpłatnie z Planu Zespół (Okres Próbny), raz dla jednego Konta. Okres Próbny rozpoczyna się automatycznie w chwili założenia Konta (utworzenia pierwszej firmy w Systemie) i biegnie także wtedy, gdy Konto czeka na akceptację Usługodawcy albo na potwierdzenie adresu e-mail (§ 5.1, § 5.3). [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ — UWAGI, punkt 10]

6.2. Okres Próbny jest bezpłatny i nie powoduje obowiązku zapłaty. Nie wymaga podania danych karty płatniczej. W Okresie Próbnym Klient korzysta z funkcji Planu Zespół w zakresie określonym w Cenniku; Limit SMS w Okresie Próbnym jest równy Limitowi SMS Planu Zespół według Cennika (w dniu sporządzenia szkicu: 200 wiadomości w miesiącu). Zakup Pakietu SMS w Okresie Próbnym jest możliwy i jest odpłatny.

6.3. Po upływie Okresu Próbnego, jeżeli Klient nie opłacił Planu płatnego, Konto przechodzi automatycznie na Plan Bezpłatny. Umowa trwa dalej, a Strona Rezerwacji nadal przyjmuje rezerwacje. Na 5 dni i na 1 dzień przed końcem Okresu Próbnego Usługodawca informuje Klienta e-mailem o jego zakończeniu i o zakresie Planu Bezpłatnego. Klient może wcześniej wybrać Plan Bezpłatny albo opłacić Plan płatny.

6.4. W Planie Bezpłatnym: 1 Pracownik, 1 lokal, Limit Rezerwacji 40 w miesiącu, brak wiadomości SMS w cenie (Pakiety SMS można dokupić), brak Zaliczek online, brak weryfikacji numeru telefonu kodem SMS oraz oznaczenie Ranedo na Stronie Rezerwacji. Pozostałe różnice między Planami przedstawia Cennik.

6.5. Po wyczerpaniu Limitu Rezerwacji System nadal przyjmuje rezerwacje, a Klienci Końcowi otrzymują wiadomości jak dotychczas. Przy Rezerwacjach Ukrytych Panel, eksporty i powiadomienia dla Klienta i Użytkowników pokazują termin, usługę i Pracownika, bez danych Klienta Końcowego (imienia, numeru telefonu, adresu e-mail i notatek). Dane te są przechowywane i przetwarzane w zwykły sposób. Po przejściu na Plan płatny dane Rezerwacji Ukrytych są widoczne od razu, także dla wcześniejszych Wizyt. Do Limitu Rezerwacji liczą się wszystkie Wizyty utworzone w danym miesiącu (online, w Panelu, telefoniczne, z innych kanałów), z wyjątkiem Wizyt zaimportowanych z innego systemu; późniejsze odwołanie Wizyty nie zmniejsza licznika, a przeniesienie terminu nie zwiększa go. Licznik zeruje się pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego.

6.6. Na wniosek Klienta dotyczący realizacji praw osób, których dane dotyczą, w odniesieniu do Rezerwacji Ukrytych Usługodawca nieodpłatnie udostępnia albo usuwa dane w zakresie potrzebnym do realizacji wniosku (zob. Załącznik nr 2), w terminie 7 dni. [DO DECYZJI PRAWNIKA — G-2]

6.7. Druga i kolejna firma założona na tym samym Koncie zaczyna od Planu Bezpłatnego, bez Okresu Próbnego. [DO POTWIERDZENIA PRZEZ WŁAŚCICIELA — D6]

6.8. Klient może opłacić Plan płatny w każdej chwili, także w Planie Bezpłatnym. Okres Rozliczeniowy rozpoczyna się w dniu zapłaty. Dane Klientów Końcowych usunięte zgodnie z § 24 nie są przywracane.

§ 7. Plany, ceny i Okresy Rozliczeniowe

7.1. W dniu wejścia w życie Regulaminu Usługodawca oferuje następujące Plany:

Plan	Cena netto za miesiąc	Lokale	Pracownicy (kalendarze)	Limit SMS w każdym miesiącu	Limit Rezerwacji
Bezpłatny	0 zł	1	1	0	40 w miesiącu
Solo	39 zł	1	1	50	bez limitu
Zespół	79 zł	1	do 5 w cenie; każdy kolejny Pracownik — 15 zł netto miesięcznie	200	bez limitu
Studio	149 zł	bez limitu	do 5 w cenie; każdy kolejny Pracownik — 15 zł netto miesięcznie	500	bez limitu

[WARTOŚCI DO ODCZYTANIA Z /admin/billing/plans W DNIU PUBLIKACJI; STAWKA VAT I KSeF — D8, osobna runda]

7.2. Do cen netto dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki (23%). Zakres funkcji Planu (np. Zaliczki online, grafik pracy, synchronizacja z kalendarzem Google, karty podarunkowe, program lojalnościowy, własna domena, wiele lokali, usunięcie oznaczenia Ranedo) określa Cennik w chwili zamówienia. Warunki planów indywidualnych (w tym ceny, limity i ewentualne gwarancje dostępności) ustala się w umowie indywidualnej.

7.3. Usługodawca nie pobiera prowizji od Wizyt, Zajęć ani Zaliczek. Opłaty operatorów płatności za obsługę Zaliczek Klient ponosi na podstawie własnej umowy z operatorem (§ 15).

7.4. Klient wybiera miesięczny albo roczny Okres Rozliczeniowy. Cena za rok to dziesięciokrotność ceny miesięcznej (dwa miesiące bez opłaty). Subskrypcje zawarte wcześniej na kwartał działają do ich zakończenia albo do zmiany Okresu Rozliczeniowego. [DO POTWIERDZENIA — przyjęto zasady z Ranedo dla restauracji; kwartał ukryty w ofercie (D7).]

7.5. Subskrypcja jest płatna z góry za cały Okres Rozliczeniowy. Przed zapłatą Klient widzi łączną kwotę brutto należną za wybrany Okres Rozliczeniowy.

7.6. Cena obowiązuje do końca opłaconego Okresu Rozliczeniowego. Ceny dla nowych zamówień określa Cennik.

7.7. O zmianie ceny dotyczącej Klienta, który ma Subskrypcję, Usługodawca informuje na Trwałym nośniku co najmniej 30 dni przed jej zastosowaniem. Nowa cena ma zastosowanie od pierwszego Okresu Rozliczeniowego rozpoczynającego się po upływie tego terminu. Klient, który nie akceptuje nowej ceny, może anulować Subskrypcję (§ 23.1) bez dodatkowych kosztów.

7.8. Ceny Modułów Dodatkowych i Pakietów SMS określa Cennik w Panelu. Przed zamówieniem Klient widzi ich zakres i cenę.

§ 8. Płatności, kolejne Okresy Rozliczeniowe i skutki braku zapłaty

8.1. Płatności za Subskrypcję, Moduły Dodatkowe i Pakiety SMS obsługuje operator płatności Paynow (mBank S.A.) — przez BLIK, szybki przelew lub kartę płatniczą. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych.

8.2. System nie obciąża automatycznie karty płatniczej Klienta. Każdy Okres Rozliczeniowy Klient opłaca sam.

8.3. Na 7 dni przed końcem Okresu Rozliczeniowego System rozlicza kolejny Okres Rozliczeniowy (w tym samym Planie i tej samej długości albo — jeżeli zaplanowano zmianę Planu lub długości Okresu Rozliczeniowego (§ 9) — odpowiednio w nowym Planie lub według nowej długości, wraz z zamówionymi Modułami Dodatkowymi i dopłatami za dodatkowych Pracowników) i wysyła Klientowi wiadomość e-mail z linkiem „Zapłać”. Przypomnienia są wysyłane w dniu terminu płatności i 5 dni po nim.

8.4. Przez 7 dni od terminu płatności (karencja) Klient zachowuje pełny dostęp do Systemu.

8.5. Po upływie karencji, jeżeli Subskrypcja nie została opłacona, Konto przechodzi na Plan Bezpłatny. Funkcje spoza Planu Bezpłatnego przestają działać, a Strona Rezerwacji nadal przyjmuje rezerwacje z Limitem Rezerwacji (§ 6.4–6.5). Wizyty już umówione pozostają w Panelu. Klient zachowuje dostęp do listy umówionych Wizyt i danych kontaktowych Klientów Końcowych, z zastrzeżeniem Rezerwacji Ukrytych.

8.6. Przejście na Plan Bezpłatny z powodu braku zapłaty nie kończy Umowy. Usługodawca nie dochodzi zapłaty za nieopłacony Okres Rozliczeniowy.

8.7. Zapłata po przejściu na Plan Bezpłatny rozpoczyna nowy Okres Rozliczeniowy od dnia zapłaty i od razu przywraca funkcje wybranego Planu. Zapłata z linku wysłanego wcześniej przez System ma ten sam skutek.

§ 9. Zmiana Planu

9.1. Klient może w każdej chwili zmienić w Panelu Plan, liczbę dodatkowych Pracowników oraz długość Okresu Rozliczeniowego.

9.2. Przy zmianie na wyższy Plan albo zwiększeniu liczby płatnych Pracowników Klient dopłaca proporcjonalnie za dni pozostałe do końca bieżącego Okresu Rozliczeniowego; rozpoczęty dzień liczy się jako pełny. Zmiana zaczyna działać od razu po zapłacie dopłaty.

9.3. Zmiana na niższy Plan albo zmniejszenie liczby płatnych Pracowników następuje z początkiem kolejnego Okresu Rozliczeniowego, po potwierdzeniu przez Klienta listy jej skutków wyświetlanej w Panelu wraz z datą zmiany. Do tego dnia Klient korzysta ze wszystkich funkcji dotychczasowego Planu, a kolejny Okres Rozliczeniowy jest rozliczany według nowej ceny. Do dnia zmiany Klient może ją odwołać w Panelu. Zmiana na Plan Bezpłatny następuje z końcem opłaconego Okresu Rozliczeniowego. W Okresie Próbnym zmiana na inny Plan, także na Plan Bezpłatny, następuje od razu. Skutki obniżenia Planu:

• funkcje nieobjęte nowym Planem przestają działać;
• lokale, Pracownicy i Użytkownicy ponad limit nowego Planu zostają wyłączeni — Klient wybiera, które pozostają aktywne; Wizyty umówione u wyłączonych Pracowników pozostają w Panelu, a Klient odpowiada za ich przeniesienie albo odwołanie; przy przejściu na Plan Bezpłatny (§ 6.3, § 8.5, § 23.1) Pracownicy aktywni ponad limit pozostają aktywni, ale nie można aktywować kolejnych [DO POTWIERDZENIA PRZEZ WŁAŚCICIELA — Q3; wybrać jedno rozwiązanie dla wszystkich obniżeń Planu];
• dane nie są usuwane;
• przy zmianie na Plan, który nie obejmuje własnej domeny, własna domena przestaje działać, a ruch jest przekierowywany na subdomenę rezerwacje.ranedo.com.

9.4. Zmiana na niższy Plan nie uprawnia do zwrotu różnicy w cenie za bieżący, opłacony Okres Rozliczeniowy ani do zapisania jej jako saldo Konta.

9.5. Saldo Konta (w szczególności z korekt rozliczeń dokonanych przez Usługodawcę) jest zaliczane na kolejne płatności. Saldo Konta niewykorzystane do dnia zakończenia Umowy Usługodawca zwraca na wniosek Klienta złożony w ciągu 30 dni od zakończenia Umowy, przelewem na wskazany rachunek bankowy.

9.6. Klient może zmienić długość Okresu Rozliczeniowego (miesięczny albo roczny, § 7.4). Zmiana następuje z początkiem kolejnego Okresu Rozliczeniowego. Bieżący, opłacony Okres Rozliczeniowy nie podlega przeliczeniu, dopłacie ani zwrotowi. Do dnia zmiany Klient może ją odwołać w Panelu. W Okresie Próbnym oraz gdy bieżący Okres Rozliczeniowy nie został opłacony, zmiana następuje od razu.

§ 10. Faktury

10.1. Automatyczne rozliczenie Okresu Rozliczeniowego wygenerowane przez System, oznaczone numerem w formacie „ROZ-RRRR-NNNNN”, jest dokumentem informacyjnym podsumowującym płatność — nie jest fakturą VAT.

10.2. Fakturę VAT za Subskrypcję, Moduły Dodatkowe i Pakiety SMS wystawia Usługodawca poza Systemem, we własnym systemie księgowym, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, w tym — gdy przepisy tego wymagają — w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), i udostępnia jej kopię w formacie PDF w Panelu. Klient akceptuje otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej.

10.3. Dane do faktury, w tym NIP, podaje Klient i odpowiada za ich prawidłowość.

10.4. System nie wystawia faktur ani paragonów fiskalnych w imieniu Klienta za usługi świadczone Klientom Końcowym, w tym za Zaliczki (§ 14.4).

§ 11. Wiadomości SMS, Limit SMS, Pakiety SMS i Moduły Dodatkowe

11.1. Moduły Dodatkowe są płatne według Cennika w Panelu. Opłata za Moduł Dodatkowy jest rozliczana razem z opłatą za Okres Rozliczeniowy, chyba że Panel wskazuje inaczej.

11.2. Wszystkie wiadomości SMS wysyłane przez System na rzecz Klienta — potwierdzenia, przypomnienia i informacje o zmianie lub odwołaniu Wizyty, kody do zarządzania Wizytą, wiadomości z listy rezerwowej, kampanie, wiadomości testowe oraz powiadomienia Użytkowników — są wysyłane z konta Systemu za pośrednictwem SMSAPI (LINK Mobility Poland sp. z o.o.), który w tym zakresie działa jako dalszy podmiot przetwarzający (Załącznik nr 2). Klient nie podłącza własnego konta u operatora SMS.

11.3. Wysłana wiadomość pomniejsza w pierwszej kolejności Limit SMS bieżącego miesiąca Okresu Rozliczeniowego, a po jego wyczerpaniu — Pakiet SMS. Limit SMS odnawia się z początkiem każdego miesiąca kalendarzowego (według strefy czasowej Konta), niezależnie od długości Okresu Rozliczeniowego. Niewykorzystany Limit SMS nie przechodzi na kolejny miesiąc i nie podlega wymianie na pieniądze ani na Pakiet SMS. W Planie Bezpłatnym Limit SMS wynosi 0: wiadomości SMS są wysyłane wyłącznie z zakupionego Pakietu SMS, a bez niego Klienci Końcowi otrzymują jedynie wiadomości e-mail (jeżeli podali adres).

11.4. Pakiety SMS (wielkości i ceny wskazuje Cennik w Panelu) są płatnym dodatkiem. Jedna wiadomość odpowiada jednej części SMS: do 160 znaków bez polskich znaków diakrytycznych albo do 70 znaków, jeżeli treść je zawiera. Dłuższa treść jest dzielona na części (po 153 albo 67 znaków) i każda część pomniejsza Limit SMS albo Pakiet SMS o jedną wiadomość. Przed wysyłką kampanii Panel pokazuje, ile wiadomości zużyje treść.

11.5. Niewykorzystane wiadomości z Pakietu SMS wygasają z końcem Umowy i nie podlegają wymianie na pieniądze, z wyjątkiem odstąpienia od Umowy przez Przedsiębiorcę na prawach konsumenta w ustawowym terminie oraz rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy. [DO DECYZJI WŁAŚCICIELA — ewentualny termin ważności Pakietu SMS, np. 12 miesięcy.]

11.6. Gdy brakuje wiadomości w Limicie SMS i w Pakiecie SMS, System nie wysyła SMS-ów; wiadomości o Wizytach wysyła wtedy wyłącznie e-mailem, jeżeli Klient Końcowy podał adres e-mail, a Usługodawca informuje Klienta e-mailem i komunikatem w Panelu. Klient może w ustawieniach wskazać, które rodzaje wiadomości mają pierwszeństwo przy niskim stanie SMS. Wiadomość, której nie udało się wysłać z przyczyn technicznych, nie pomniejsza Limitu SMS ani Pakietu SMS — System ponawia jej wysyłkę; jeżeli ponowienia się nie powiodą, wiadomość nie zostaje wysłana i nie pomniejsza Limitu SMS ani Pakietu SMS.

11.7. Nadawcą SMS jest nazwa nadawcy Systemu albo — jeżeli Panel to umożliwia — nazwa Klienta zarejestrowana u operatora SMS po weryfikacji prawa Klienta do tej nazwy.

11.8. Klient odpowiada za treść wysyłanych wiadomości oraz za posiadanie zgód odbiorców na otrzymywanie informacji handlowych i marketingu bezpośredniego, wymaganych przepisami ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej. Zabronione jest wysyłanie niezamówionych informacji handlowych. Wiadomości związane z umówioną Wizytą (potwierdzenie, przypomnienie, zmiana, odwołanie) nie są informacją handlową i nie mogą zawierać treści reklamowych.

11.9. Klient prowadzący gabinet, w którym sam rodzaj usługi ujawnia informacje o zdrowiu (np. fizjoterapia, psychoterapia, dietetyka kliniczna), powinien ustawić treść przypomnień bez nazwy usługi. System domyślnie proponuje taką treść dla usług oznaczonych jako „wrażliwe” (§ 27.5).

§ 12. Własna domena

12.1. Podłączenie własnej domeny do Strony Rezerwacji jest dostępne w Planach wskazanych w Cenniku.

12.2. Klient rejestruje i utrzymuje domenę u wybranego przez siebie rejestratora. Domena pozostaje własnością Klienta. Usługodawca nie jest rejestratorem domen i nie odpowiada za usługi rejestratora.

12.3. Klient potwierdza prawo do domeny, dodając u rejestratora rekord TXT wskazany w Panelu oraz rekordy CNAME lub A wskazane w Panelu.

12.4. Domena niezweryfikowana w ciągu 30 dni od jej dodania w Panelu jest zwalniana; Klient otrzymuje o tym informację e-mailem.

12.5. Po weryfikacji domeny Usługodawca zapewnia certyfikat TLS. Wydanie certyfikatu może potrwać do kilku Dni Roboczych.

12.6. Po zmianie Planu na Plan bez własnej domeny własna domena przestaje działać, a ruch jest przekierowywany na subdomenę rezerwacje.ranedo.com. Po zakończeniu Umowy własna domena przestaje obsługiwać Stronę Rezerwacji. Klient może w każdej chwili skierować domenę do innego dostawcy.

§ 13. Dostępność usługi i wsparcie

13.1. Usługodawca świadczy usługi z należytą starannością wymaganą od profesjonalnego dostawcy usług informatycznych. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Systemu przez 24 godziny na dobę ani określonego poziomu dostępności (SLA).

13.2. Usługodawca może przeprowadzać prace techniczne, aktualizacje i zmiany zabezpieczeń powodujące czasową niedostępność Systemu. Planowane przerwy techniczne Usługodawca w miarę możliwości zapowiada z wyprzedzeniem i przeprowadza w godzinach nocnych.

13.3. Klient powinien mieć dostęp do listy Wizyt na najbliższe dni także w razie niedostępności Systemu; Panel umożliwia w tym celu wydruk albo eksport kalendarza. Usługodawca zaleca korzystanie z tej możliwości.

13.4. Wsparcie techniczne jest udzielane e-mailowo pod adresem kontakt@ranedo.com w Dni Robocze w godzinach 9:00–17:00.

13.5. W Planie Studio wsparcie jest priorytetowe: zgłoszenia Klientów z tym Planem są obsługiwane w pierwszej kolejności, a celem jest udzielenie pierwszej odpowiedzi w ciągu 1 Dnia Roboczego. Jest to cel, a nie gwarantowany czas reakcji.

13.6. Gwarancje dostępności z rekompensatą za ich niedotrzymanie są możliwe wyłącznie w umowie indywidualnej.

13.7. Usługodawca nie odpowiada za działanie usług świadczonych niezależnie przez podmioty trzecie, w szczególności operatorów płatności Klienta, rejestratorów domen, operatorów telekomunikacyjnych, dostawców poczty elektronicznej Klientów Końcowych i dostawców Internetu.

§ 14. Klient jako usługodawca wobec Klientów Końcowych

14.1. Usługodawcą wobec Klientów Końcowych jest wyłącznie Klient. Umowy dotyczące Wizyt, Zajęć, karnetów i Zaliczek są zawierane między Klientem a Klientem Końcowym (albo Opiekunem). Usługodawca nie jest ich stroną, nie pośredniczy w płatnościach i nie odpowiada za wykonanie tych umów.

14.2. Aby ułatwić Klientowi wykonanie obowiązków przedsiębiorcy zawierającego umowy na odległość, System:

• oznacza przycisk rezerwacji, z którą wiąże się obowiązek zapłaty, słowami „Rezerwuję z obowiązkiem zapłaty”;
• wyświetla przy formularzu rezerwacji dane Klienta (nazwę, adres i NIP z ustawień w Panelu), cenę albo sposób jej obliczenia, wysokość i zasady Zaliczki oraz odnośniki do Regulaminu Wizyt i informacji o przetwarzaniu danych osobowych;
• zbiera od Klienta Końcowego oświadczenia przewidziane w Regulaminie Wizyt (w szczególności żądanie wykonania usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy), zapisując ich treść, wersję i czas;
• wysyła Klientowi Końcowemu potwierdzenie rezerwacji na Trwałym nośniku (e-mail), zawierające dane Klienta, termin, usługę, cenę, informacje o Zaliczce i odnośnik do Regulaminu Wizyt w wersji obowiązującej w chwili rezerwacji;
• generuje z danych Klienta wzór Regulaminu Wizyt i informacji o przetwarzaniu danych osobowych, publikowane pod stałymi adresami Strony Rezerwacji (/regulamin i /prywatnosc).

14.3. Wzór Regulaminu Wizyt i informacji o przetwarzaniu danych osobowych jest pomocą, a nie poradą prawną. Klient weryfikuje go przed publikacją, może go uzupełnić albo zastąpić własnym tekstem w Panelu i odpowiada za jego treść i zgodność z prawem. Zmiana Regulaminu Wizyt nie dotyczy Wizyt zarezerwowanych przed zmianą.

14.4. Klient samodzielnie ustala i odpowiada w szczególności za:

• prawdziwość i kompletność danych Klienta wyświetlanych Klientom Końcowym;
• ofertę, ceny (w tym sposób obliczania ceny, gdy nie można jej ustalić z góry), czas trwania i opisy usług;
• zasady Zaliczek, odwołań, spóźnień i niestawiennictwa oraz ich zgodność z przepisami o ochronie konsumentów, w szczególności z art. 385¹–385³ Kodeksu cywilnego i ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta;
• informację o prawie odstąpienia od umowy albo o jego braku;
• kwalifikacje, uprawnienia zawodowe i wpisy do rejestrów wymagane do świadczenia jego usług, a także bezpieczeństwo i jakość usług;
• wywiad przed zabiegiem i zgody wymagane do wykonania usługi (w tym zgody osób niepełnoletnich i ich przedstawicieli ustawowych);
• ewidencjonowanie sprzedaży i wydawanie paragonów fiskalnych, w tym przy pobraniu Zaliczki — System nie drukuje paragonów fiskalnych;
• obsługę reklamacji i zwrotów płatności Klientów Końcowych;
• obowiązki wynikające z przepisów o ochronie małoletnich, w szczególności przyjęcie standardów ochrony małoletnich i weryfikację osób prowadzących Zajęcia z dziećmi (§ 27.8);
• zgodność działań marketingowych z prawem (§ 29);
• dostępność Treści Klienta dla osób z niepełnosprawnościami, w szczególności teksty alternatywne zdjęć i kontrast kolorów wybranych przez Klienta.

14.5. Klient może zaimportować do Systemu dane swoich klientów z innego systemu (np. pliku CSV). Klient odpowiada za legalność importu i za to, by zgody marketingowe były oznaczone w Systemie wyłącznie wtedy, gdy Klient może wykazać ich udzielenie.

14.6. System może oznaczać Klientów Końcowych, którzy nie stawili się na Wizytę, i umożliwia Klientowi wymaganie Zaliczki od wybranych Klientów Końcowych albo blokowanie ich rezerwacji online. Decyzję o takim ograniczeniu podejmuje Użytkownik; System nie podejmuje jej automatycznie, a Klient odpowiada za jej zasadność i za poinformowanie Klienta Końcowego na jego żądanie.

§ 15. Zaliczki i płatności Klientów Końcowych

15.1. System umożliwia techniczną integrację Strony Rezerwacji z operatorami płatności: mBank S.A. (Paynow) oraz Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay), w celu pobierania od Klientów Końcowych Zaliczek oraz — jeżeli Klient to udostępni — pełnej zapłaty za Wizytę, karnet albo Zajęcia. Klient może także przyjmować zapłatę w swoim lokalu i oznaczać ją w Panelu.

15.2. Klient korzysta z własnej umowy i własnego konta u operatora płatności. Płatności Klientów Końcowych trafiają bezpośrednio na rachunek Klienta u tego operatora. Klient wprowadza w Panelu klucze dostępu do swojego konta u operatora; System przechowuje je w postaci zaszyfrowanej.

15.3. Usługodawca nie świadczy usług płatniczych, nie przyjmuje środków należnych Klientowi i nie pośredniczy w rozliczeniach między Klientem a Klientem Końcowym.

15.4. Charakter prawny Zaliczki (zaliczka, zadatek albo przedpłata), jej wysokość, termin zapłaty oraz zasady jej zwrotu i zatrzymania określa Klient w ustawieniach polityki odwołań i w Regulaminie Wizyt. System stosuje te ustawienia technicznie, w szczególności:

• pokazuje Klientowi Końcowemu przed rezerwacją wysokość Zaliczki i zasady jej zwrotu;
• na polecenie Użytkownika albo — jeżeli Klient tak ustawi — automatycznie, zgodnie z ustawieniami polityki odwołań, przekazuje operatorowi płatności Klienta dyspozycję zwrotu Zaliczki; zwrot realizuje operator z rachunku Klienta;
• zapisuje historię płatności, zwrotów i odwołań Wizyty.

15.5. Klient odpowiada za to, aby zasady Zaliczek były zgodne z prawem i z Regulaminem Wizyt, za decyzje o zatrzymaniu albo zwrocie Zaliczki oraz za zwroty wymagane przepisami, także wtedy, gdy System nie przekazał automatycznej dyspozycji zwrotu (np. z powodu braku środków na rachunku u operatora).

15.6. Za zwroty płatności Klientom Końcowym, obciążenia zwrotne (chargeback) i inne rozliczenia związane z Wizytami odpowiada Klient we współpracy ze swoim operatorem płatności.

15.7. Usługodawca nie odpowiada za niedostępność, odmowę autoryzacji ani opóźnienia leżące po stronie operatora płatności, chyba że wynikają z zawinionego działania Usługodawcy.

§ 16. Usługi zewnętrzne

16.1. Do świadczenia usług Usługodawca korzysta z dostawców wymienionych w Załączniku nr 2 oraz w Polityce prywatności.

16.2. Usługi, z których Klient korzysta na podstawie własnych umów — w szczególności operatorzy płatności, rejestrator domeny, narzędzia analityczne i reklamowe (np. Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel), kalendarze zewnętrzne synchronizowane z Systemem oraz osadzone mapy i filmy — są usługami dostawców Klienta. Usługodawca nie odpowiada za ich działanie ani za przetwarzanie przez nich danych.

16.3. Narzędzia analityczne i reklamowe włączone przez Klienta na Stronie Rezerwacji są uruchamiane dopiero po wyrażeniu przez Klienta Końcowego zgody w banerze plików cookies Strony Rezerwacji. Klient odpowiada za zgodność ich konfiguracji z prawem. Na stronach formularza rezerwacji usług oznaczonych jako „wrażliwe” (§ 27.5) narzędzia te nie są uruchamiane.

16.4. Jeżeli Usługodawca udostępni integrację z usługami zewnętrznymi, które prezentują ofertę Klienta i przyjmują rezerwacje poza Stroną Rezerwacji (np. Reserve with Google), korzystanie z niej będzie dobrowolne i wymagać będzie włączenia przez Klienta. Warunki integracji, rola dostawcy w przetwarzaniu danych i ewentualne zmiany Regulaminu lub Umowy powierzenia zostaną przedstawione Klientowi przed jej włączeniem.

§ 17. Funkcje wykorzystujące sztuczną inteligencję

17.1. Kreator treści Strony Rezerwacji (jeżeli jest udostępniony) korzysta z modeli językowych dostarczanych przez OpenAI. Do kreatora przekazywane są wyłącznie informacje wprowadzone przez Klienta (np. opis lokalu i usług), bez danych Klientów Końcowych.

17.2. Klient nie wprowadza do kreatora danych osobowych Klientów Końcowych, Danych Szczególnych, danych dzieci, danych kart płatniczych, haseł ani innych informacji poufnych.

17.3. Treści wygenerowane przez sztuczną inteligencję są oznaczane w Panelu jako wygenerowane. Mogą być niepełne, nieprecyzyjne lub błędne. Klient weryfikuje je przed publikacją, w szczególności ceny, opisy usług i zabiegów, twierdzenia o ich skutkach (w tym zdrowotnych), dane Klienta i inne twierdzenia faktyczne, i odpowiada za opublikowaną treść.

17.4. Funkcje AI nie służą do podejmowania wobec Klientów Końcowych decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na nich wpływających.

17.5. W zakresie wymaganym przez art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (akt w sprawie sztucznej inteligencji) System informuje o zastosowaniu AI i oznacza treści wygenerowane przez AI. Klient nie usuwa takich oznaczeń, jeżeli ich zachowanie jest wymagane przepisami.

17.6. Usługodawca może stosować limity liczby generowań treści w danym okresie.

§ 18. Treści Klienta i zakazane działania

18.1. Zabronione jest dostarczanie za pośrednictwem Ranedo Rezerwacje treści o charakterze bezprawnym, w szczególności treści:

• naruszających prawa autorskie, prawa własności przemysłowej lub dobra osobiste osób trzecich, w tym publikowanie wizerunku Klientów Końcowych lub Uczestników bez wymaganej zgody;
• bezprawnie wykorzystujących dane osobowe;
• wprowadzających konsumentów w błąd lub naruszających przepisy o reklamie i informacji handlowej, w tym przepisy o reklamie usług zdrowotnych, produktów leczniczych i wyrobów medycznych;
• zawierających złośliwe oprogramowanie lub kod zakłócający działanie Systemu;
• służących do phishingu, spamu lub innej działalności bezprawnej.

18.2. Zabronione jest także:

• obchodzenie limitów Planu, Limitu SMS, limitów generowania treści AI i zabezpieczeń Systemu;
• automatyczne pobieranie danych z Systemu (scraping) i nadmierne obciążanie Systemu, w tym tworzenie fikcyjnych rezerwacji;
• testowanie podatności Systemu bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy;
• próby dostępu do danych innych Klientów lub do infrastruktury Usługodawcy;
• odsprzedaż lub udostępnianie Systemu osobom trzecim bez zgody Usługodawcy, z wyjątkiem udostępniania Stron Rezerwacji Klientom Końcowym.

§ 19. Zgłaszanie nielegalnych treści i moderacja

19.1. W zakresie Stron Rezerwacji i Treści Klienta Usługodawca świadczy usługę hostingu w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych, DSA).

19.2. Punktem kontaktowym Usługodawcy dla organów państw członkowskich, Komisji Europejskiej, Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych oraz dla odbiorców usługi jest adres kontakt@ranedo.com. Kontakt jest możliwy w języku polskim i angielskim. Informacje dla zgłaszających znajdują się na stronie https://rezerwacje.ranedo.com/pl/dsa.

19.3. Każdy może zgłosić treść, którą uważa za nielegalną, przez formularz na stronie https://rezerwacje.ranedo.com/pl/dsa. Odnośnik „Zgłoś nielegalne treści” znajduje się w stopce rezerwacje.ranedo.com i każdej Strony Rezerwacji. Zgłoszenie zawiera:

• dokładny adres URL treści;
• uzasadnienie, dlaczego zgłaszający uważa treść za nielegalną;
• imię i nazwisko oraz adres e-mail zgłaszającego — podanie tych danych jest opcjonalne, z wyjątkiem zgłoszeń dotyczących przestępstw, o których mowa w art. 3–7 dyrektywy 2011/93/UE;
• oświadczenie, że zgłaszający działa w dobrej wierze, a informacje w zgłoszeniu są prawidłowe i kompletne.

19.4. Zgłaszający otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia z jego numerem — na ekranie oraz e-mailem, jeżeli podał adres e-mail.

19.5. Usługodawca rozpatruje zgłoszenia niezwłocznie, starannie i obiektywnie. Decyzje podejmuje człowiek; Usługodawca nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani zautomatyzowanych narzędzi moderacji treści.

19.6. Jeżeli treść jest nielegalna lub narusza Regulamin, Usługodawca może usunąć treść albo uniemożliwić do niej dostęp, zawiesić Stronę Rezerwacji albo zawiesić Konto. Środek jest proporcjonalny do wagi naruszenia. Przy zawieszeniu Strony Rezerwacji Usługodawca, o ile to możliwe, zachowuje dla Klienta dostęp do listy umówionych Wizyt, aby mógł powiadomić Klientów Końcowych.

19.7. O decyzji ograniczającej Usługodawca informuje Klienta e-mailem, podając uzasadnienie: rodzaj i zakres ograniczenia, fakty i okoliczności, na których oparto decyzję, informację, czy decyzję podjęto w wyniku zgłoszenia, podstawę prawną albo postanowienie Regulaminu oraz informację o możliwości odwołania.

19.8. Klient może odwołać się od decyzji, odpowiadając na wiadomość z uzasadnieniem w ciągu 14 dni od jej otrzymania. Odwołanie rozpatruje ponownie Usługodawca. Niezależnie od odwołania Klientowi przysługuje droga sądowa.

19.9. Zgłaszający, który podał adres e-mail, otrzymuje informację o decyzji podjętej w sprawie zgłoszenia i o możliwości jej zaskarżenia.

19.10. Jeżeli Usługodawca poweźmie informację wskazującą na popełnienie przestępstwa zagrażającego życiu lub bezpieczeństwu osób, niezwłocznie informuje o tym właściwe organy ścigania.

§ 20. Prawa własności intelektualnej

20.1. Prawa do Systemu, jego kodu, interfejsu, szablonów i innych materiałów Usługodawcy przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom. Umowa nie przenosi tych praw na Klienta.

20.2. Klient zachowuje prawa do Treści Klienta i udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na utrwalanie, zwielokrotnianie, przetwarzanie i publiczne udostępnianie Treści Klienta w zakresie i przez czas potrzebny do świadczenia usług.

20.3. Klient oświadcza, że ma prawo korzystać z Treści Klienta i udzielić licencji, o której mowa w ust. 20.2, w tym — w przypadku zdjęć przedstawiających osoby (np. Pracowników, Klientów Końcowych, Uczestników) — że ma zgodę tych osób albo ich przedstawicieli ustawowych na rozpowszechnianie wizerunku.

§ 21. Odpowiedzialność

21.1. Usługodawca nie odpowiada za sposób prowadzenia działalności przez Klienta, jakość i bezpieczeństwo usług Klienta, odwołanie, przesunięcie albo niewykonanie Wizyt lub Zajęć, decyzje Klienta o zatrzymaniu albo zwrocie Zaliczki, prawdziwość Treści Klienta, treść wzorów dokumentów opublikowanych przez Klienta ani rozliczenia między Klientem a Klientami Końcowymi.

21.2. Usługodawca nie odpowiada za skutki nieotrzymania przez Klienta Końcowego wiadomości e-mail lub SMS, jeżeli wynikają one z podania błędnych danych kontaktowych, działania operatora telekomunikacyjnego lub dostawcy poczty odbiorcy, wyczerpania Limitu SMS i Pakietu SMS albo ustawień Klienta.

21.3. W relacjach z Klientem, który nie jest Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, odpowiedzialność Usługodawcy za utracone korzyści, w tym za utracone Wizyty i przychody, jest wyłączona.

21.4. W relacjach z Klientem, który nie jest Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy jest ograniczona do sumy opłat faktycznie zapłaconych przez Klienta za Ranedo Rezerwacje w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

21.5. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym odpowiedzialności za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie, w jakim przepisy te wyłączają możliwość jej ograniczenia.

21.6. Wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta ograniczenia odpowiedzialności z ust. 21.3 i 21.4 nie mają zastosowania.

§ 22. Reklamacje

22.1. Reklamacje dotyczące usług Ranedo Rezerwacje można składać e-mailem na adres kontakt@ranedo.com.

22.2. Reklamacja powinna zawierać dane pozwalające zidentyfikować Klienta, opis problemu, datę jego wystąpienia i oczekiwany sposób rozwiązania. Brak informacji niepotrzebnej do rozpatrzenia reklamacji nie powoduje jej odrzucenia.

22.3. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem. Jeżeli potrzebne są dodatkowe informacje, Usługodawca może o nie poprosić.

22.4. Reklamacje Klientów Końcowych dotyczące Wizyt, Zajęć i Zaliczek rozpatruje Klient zgodnie z Regulaminem Wizyt. Reklamacja Klienta Końcowego skierowana omyłkowo do Usługodawcy jest niezwłocznie przekazywana Klientowi.

22.5. Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają uprawnień Przedsiębiorcy na prawach konsumenta opisanych w § 25.

§ 23. Anulowanie Subskrypcji i rozwiązanie Umowy

23.1. Klient może w każdej chwili zrezygnować z płatnego Planu, przechodząc na Plan Bezpłatny („anulowanie Subskrypcji”). Zmiana odnosi skutek z końcem opłaconego Okresu Rozliczeniowego; do tego czasu Klient zachowuje dostęp do funkcji dotychczasowego Planu i może wznowić Subskrypcję. W Okresie Próbnym zmiana następuje od razu. Przy anulowaniu Panel przypomina o Wizytach umówionych na termin przypadający po końcu Okresu Rozliczeniowego oraz o funkcjach, które przestaną działać.

23.2. Za bieżący, opłacony Okres Rozliczeniowy nie przysługuje zwrot, z wyjątkiem:

• odstąpienia od Umowy przez Przedsiębiorcę na prawach konsumenta w ustawowym terminie (§ 25);
• rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy;
• wypowiedzenia Umowy przez Usługodawcę na podstawie ust. 23.5;
• rozwiązania Umowy w związku ze sprzeciwem wobec nowego dalszego podmiotu przetwarzającego (Załącznik nr 2) albo ze zmianą Regulaminu (§ 30.4).

W tych przypadkach Usługodawca zwraca opłatę proporcjonalnie do niewykorzystanej części opłaconego Okresu Rozliczeniowego.

23.3. Usługodawca może zawiesić świadczenie usług po wezwaniu Klienta do usunięcia naruszenia w wyznaczonym terminie, jeżeli Klient korzysta z Systemu w sposób sprzeczny z prawem lub Regulaminem, narusza prawa osób trzecich, zagraża bezpieczeństwu Systemu lub innych Klientów albo próbuje uzyskać nieuprawniony dostęp do danych lub infrastruktury. Jeżeli naruszenie stwarza bezpośrednie i poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa, danych osobowych lub innych osób, zawieszenie może nastąpić bez wezwania; Usługodawca informuje wtedy Klienta o przyczynie, o ile pozwalają na to przepisy i względy bezpieczeństwa.

23.4. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient istotnie narusza Regulamin albo przepisy prawa, a w przypadku naruszenia, które da się usunąć — gdy Klient nie usunął go mimo wezwania. Usługodawca może też wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy dalsze świadczenie usług byłoby niezgodne z prawem.

23.5. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z ważnych przyczyn (w szczególności zakończenia świadczenia usług Ranedo Rezerwacje) z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, składając oświadczenie na Trwałym nośniku.

23.6. Zakończenie Umowy następuje z chwilą:

• rozwiązania Umowy przez którąkolwiek ze stron albo odstąpienia od niej;
• usunięcia Konta.

Upływ Okresu Próbnego, anulowanie Subskrypcji i brak zapłaty nie kończą Umowy — Konto przechodzi na Plan Bezpłatny (§ 6.3, § 8.5, § 23.1).

23.7. Po usunięciu Konta stosuje się § 23.8 i § 24.

23.8. Administrator Konta może w każdej chwili zlecić usunięcie Konta w Panelu, potwierdzając to hasłem i nazwą Konta. Przez 14 dni od zlecenia Klient może je cofnąć w Panelu; w tym czasie dostęp do Panelu jest ograniczony do ekranu usunięcia Konta i eksportu danych, a Strona Rezerwacji wstrzymuje przyjmowanie rezerwacji. Nieopłacone faktury nie wstrzymują usunięcia Konta. Po upływie tego terminu Usługodawca usuwa (anonimizuje) dane Konta, Użytkowników i Klientów Końcowych; dokumenty księgowe (płatności, faktury, historia Subskrypcji) są przechowywane przez 5 lat zgodnie z przepisami o rachunkowości i o podatku od towarów i usług.

§ 24. Dane po zakończeniu Umowy

24.1. Przed zakończeniem Umowy (w szczególności przed usunięciem Konta) i w ciągu 30 dni po nim Klient może wyeksportować dane z Panelu, w szczególności kalendarz i historię Wizyt, bazę klientów z notatkami i zgodami marketingowymi, historię Zaliczek (CSV) oraz dane poszczególnych Klientów Końcowych (JSON, narzędziem RODO). Dane z Ankiety Zdrowotnej eksportuje się odrębnie, po ponownym uwierzytelnieniu. Eksport nie obejmuje danych Klientów Końcowych z Rezerwacji Ukrytych, które Usługodawca udostępnia na pisemny wniosek Klienta (§ 6.6). [DO DECYZJI PRAWNIKA — G-3]

24.2. Dane Klientów Końcowych są automatycznie anonimizowane albo usuwane po upływie 30 dni od zakończenia Umowy z przyczyny innej niż usunięcie Konta, a przy usunięciu Konta — w terminie z § 23.8. W tym czasie Klient może zawrzeć Umowę ponownie; po upływie tego terminu dane nie są przywracane. [DO DECYZJI PRAWNIKA — spójność terminów 14 dni (§ 23.8) i 30 dni (§ 24.1–24.2, DPA § 16)] Klient może wcześniej polecić usunięcie danych. Co najmniej 14 dni i 3 dni przed usunięciem Usługodawca przypomina o tym Klientowi e-mailem.

24.3. Kopie zapasowe są nadpisywane najpóźniej po 90 dniach. Dane pozostające wyłącznie w kopiach zapasowych nie są wykorzystywane do żadnych celów i mogą zostać przywrócone jedynie w celu odtworzenia infrastruktury po awarii.

24.4. Treści Klienta i dane Konta pozostają w Systemie do czasu usunięcia Konta (§ 23.8), także gdy Konto jest w Planie Bezpłatnym. Po usunięciu Konta Strona Rezerwacji nie przyjmuje rezerwacji i jest wyłączana.

24.5. Jeżeli Klient jest obowiązany przechowywać określone dane przez okres dłuższy (np. dokumentację medyczną, dokumentację księgową), powinien je wyeksportować przed ich usunięciem. System nie przechowuje danych w celu wykonania takich obowiązków Klienta (§ 3.5).

§ 25. Przedsiębiorca na prawach konsumenta

25.1. Ranedo Rezerwacje jest przeznaczone dla przedsiębiorców. Klient będący Przedsiębiorcą na prawach konsumenta korzysta z ochrony przewidzianej w art. 385⁵ Kodeksu cywilnego i w art. 7aa ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta w zakresie, w jakim przepisy te ją przyznają. Sam fakt prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej nie przesądza o tym statusie.

25.2. Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od Umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, a w przypadku zakupu Subskrypcji, Modułu Dodatkowego lub Pakietu SMS — w terminie 14 dni od dnia zakupu. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem, np. e-mailem na adres kontakt@ranedo.com. Można skorzystać ze wzoru formularza stanowiącego Załącznik nr 1, ale nie jest to obowiązkowe. Usługodawca niezwłocznie potwierdza otrzymanie oświadczenia e-mailem.

25.3. Jeżeli Przedsiębiorca na prawach konsumenta wyraźnie zażąda rozpoczęcia świadczenia odpłatnej usługi przed upływem terminu do odstąpienia od Umowy (oświadczenie składane przy płatności i potwierdzane na Trwałym nośniku), a następnie od niej odstąpi, zapłaci kwotę proporcjonalną do zakresu świadczeń spełnionych do chwili odstąpienia.

25.4. Po skutecznym odstąpieniu Usługodawca zwraca płatności, z zastrzeżeniem ust. 25.3, niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy użyciu tej samej metody płatności, chyba że Klient zgodzi się na inną metodę niewiążącą się dla niego z kosztami.

25.5. Wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta Usługodawca odpowiada za zgodność usługi cyfrowej z Umową na zasadach rozdziału 5b ustawy o prawach konsumenta. W razie braku zgodności Klient może żądać doprowadzenia usługi do zgodności z Umową. Jeżeli doprowadzenie do zgodności jest niemożliwe, wymaga nadmiernych kosztów, nie nastąpiło w rozsądnym czasie albo brak zgodności jest istotny lub występuje nadal mimo prób jego usunięcia, Klient może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo o odstąpieniu od Umowy; odstąpienie nie przysługuje, gdy brak zgodności jest nieistotny. Usługodawca zwraca należne kwoty w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia.

25.6. Wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta nie stosuje się ograniczeń odpowiedzialności z § 21.3 i 21.4 ani postanowienia o sądzie właściwym z § 31.3.

§ 26. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

26.1. W odniesieniu do danych Klientów Końcowych, Uczestników, Opiekunów oraz Pracowników i Użytkowników przetwarzanych w Systemie na potrzeby Klienta, Klient jest administratorem, a Usługodawca — podmiotem przetwarzającym działającym wyłącznie w imieniu Klienta.

26.2. Zasady powierzenia określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 2 do Regulaminu. Klient zawiera ją, akceptując Regulamin (§ 5.1, § 5.2). Umowa powierzenia obowiązuje od chwili zawarcia Umowy i jest wiążąca w pełnym zakresie; w sprawach ochrony danych osobowych ma pierwszeństwo przed pozostałymi postanowieniami Regulaminu.

26.3. W odniesieniu do danych związanych z własną relacją Usługodawcy z Klientem — w szczególności danych Konta i Użytkowników w zakresie logowania, bezpieczeństwa, rozliczeń i kontaktu — Usługodawca jest odrębnym administratorem. Zasady tego przetwarzania opisuje Polityka prywatności.

26.4. Klient jako administrator odpowiada za posiadanie podstawy prawnej przetwarzania danych Klientów Końcowych, w tym Danych Szczególnych i danych dzieci, oraz za przekazanie Klientom Końcowym informacji wymaganych przez art. 13 i 14 RODO.

§ 27. Dane szczególnych kategorii, dane dzieci i dokumentacja zawodowa

27.1. Ankieta Zdrowotna i pola przeznaczone na Dane Szczególne są domyślnie wyłączone. Klient włącza je w Panelu, potwierdzając, że zapoznał się z informacją o obowiązkach administratora takich danych, i odpowiada za ocenę, czy ich zbieranie jest niezbędne do świadczenia jego usług.

27.2. Dane Szczególne Klient zbiera wyłącznie w polach do tego przeznaczonych, w zakresie niezbędnym do bezpiecznego wykonania usługi. Klient nie wpisuje Danych Szczególnych, danych dotyczących wyroków skazujących ani numerów PESEL do notatek, opisów Wizyt, nazw usług, treści wiadomości i innych pól tekstowych ogólnego przeznaczenia.

27.3. Podstawą przetwarzania Danych Szczególnych zebranych w Ankiecie Zdrowotnej jest co do zasady wyraźna zgoda Klienta Końcowego (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), odebrana w formularzu przez odrębne, niezaznaczone pole wyboru, którego treść System zapisuje wraz z wersją i czasem. Klient wykonujący zawód medyczny może opierać przetwarzanie na innej podstawie (np. art. 9 ust. 2 lit. h RODO) i odpowiada za jej ocenę.

27.4. Dostęp do Danych Szczególnych i danych Uczestników niepełnoletnich mają wyłącznie Użytkownicy z uprawnieniem nadanym przez Klienta, korzystający z uwierzytelniania dwuskładnikowego. System rejestruje każde wyświetlenie i eksport tych danych w dzienniku zdarzeń.

27.5. Klient może oznaczyć usługę jako „wrażliwą”, jeżeli sama informacja o jej rezerwacji może ujawniać dane o zdrowiu (np. fizjoterapia, psychoterapia, konsultacja dietetyczna). Dla takich usług System domyślnie nie umieszcza nazwy usługi w wiadomościach SMS i tematach wiadomości e-mail oraz nie uruchamia narzędzi analitycznych i reklamowych na stronie formularza rezerwacji.

27.6. Klient będący podmiotem leczniczym albo wykonujący zawód medyczny (np. fizjoterapeuta) lub zawód zaufania publicznego objęty tajemnicą zawodową (np. psycholog, psychoterapeuta) odpowiada za wykonanie obowiązków wynikających z przepisów regulujących ten zawód, w tym za prowadzenie dokumentacji w odrębnym systemie przeznaczonym do tego celu i za zachowanie tajemnicy zawodowej. System służy do umawiania Wizyt i komunikacji organizacyjnej.

27.7. [Stosuje się od dnia udostępnienia funkcji Zajęć — § 3.3.] Dane Uczestników niepełnoletnich Klient przetwarza w zakresie niezbędnym do organizacji Zajęć (w szczególności imię, nazwisko, rok urodzenia albo wiek, grupa, obecności, dane Opiekuna i osób upoważnionych do odbioru). System nie przewiduje pól na numer PESEL Uczestnika. Informacje o zdrowiu Uczestnika (np. alergie, przeciwwskazania do wysiłku) Klient zbiera wyłącznie w polach przeznaczonych na Dane Szczególne, za wyraźną zgodą Opiekuna. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika jest odrębna, dobrowolna, określa zakres (np. tablica w lokalu, Strona Rezerwacji, media społecznościowe) i może być w każdej chwili wycofana; System zapisuje jej treść, zakres, wersję i czas.

27.8. Klient prowadzący Zajęcia z udziałem dzieci odpowiada za wykonanie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, w szczególności za przyjęcie i stosowanie standardów ochrony małoletnich oraz weryfikację osób dopuszczanych do pracy z dziećmi. System nie służy do wykonywania tych obowiązków.

27.9. [Stosuje się od dnia udostępnienia funkcji grafiku pracy — § 3.3.] W grafiku pracy Klient oznacza nieobecność Pracownika bez podawania jej przyczyny zdrowotnej (np. „nieobecność” zamiast „zwolnienie lekarskie”).

§ 28. Integracje i dostęp Usługodawcy do Konta

28.1. Pracownicy i współpracownicy Usługodawcy mają dostęp do danych w Koncie wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług, udzielania wsparcia na prośbę Klienta, zapewnienia bezpieczeństwa i wykonania obowiązków prawnych. Każdy taki dostęp jest rejestrowany w dzienniku zdarzeń, widocznym dla Klienta w zakresie dotyczącym jego Konta.

28.2. Dostęp do Danych Szczególnych w ramach wsparcia wymaga uprzedniej zgody Klienta wyrażonej w Panelu dla danego zgłoszenia, z wyjątkiem działań niezbędnych do usunięcia awarii zagrażającej bezpieczeństwu danych.

§ 29. Marketing prowadzony przez Klienta

29.1. Ranedo Rezerwacje udostępnia narzędzia do wysyłania wiadomości e-mail i SMS, prowadzenia newslettera z mechanizmem double opt-in, przypomnień o kolejnej Wizycie, próśb o opinię oraz kampanii do klientów nieaktywnych.

29.2. Klient jest administratorem danych wykorzystywanych w swoim marketingu i odpowiada za podstawę prawną przetwarzania oraz za zgody wymagane przepisami ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej na kontakt przez e-mail, SMS i telefon. System pozwala wysłać kampanię wyłącznie do Klientów Końcowych, przy których oznaczono zgodę na dany kanał.

29.3. Klient respektuje wycofanie zgody, sprzeciw wobec marketingu i rezygnację z newslettera. Każda wiadomość marketingowa wysyłana przez System zawiera informację o sposobie rezygnacji.

29.4. Usługodawca wykonuje operacje marketingowe wyłącznie na polecenie Klienta i nie wykorzystuje danych Klientów Końcowych do własnego marketingu ani do kierowania ich do innych Klientów.

§ 30. Zmiany Regulaminu

30.1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów, zmiany funkcji Systemu (w tym udostępnienia funkcji, o których mowa w § 3.3), sposobu rozliczeń, dostawców lub potrzeby zwiększenia bezpieczeństwa.

30.2. O zmianie Usługodawca informuje Klienta na Trwałym nośniku co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, chyba że wcześniejsze wprowadzenie zmiany jest konieczne ze względu na przepisy prawa, bezpieczeństwo Systemu albo zapobieżenie nadużyciom.

30.3. Zmiana Regulaminu nie podwyższa ceny za okres już opłacony.

30.4. Jeżeli Klient nie akceptuje zmiany, może przed jej wejściem w życie wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie. Jeżeli zmiana wchodzi w życie w trakcie opłaconego Okresu Rozliczeniowego i pogarsza warunki świadczenia usług, Klient otrzymuje zwrot proporcjonalny do niewykorzystanej części tego okresu.

30.5. Zmiany Umowy powierzenia (Załącznik nr 2) wprowadza się w tym samym trybie, z zastrzeżeniem szczególnych postanowień Umowy powierzenia dotyczących dalszych podmiotów przetwarzających.

§ 31. Postanowienia końcowe

31.1. Umowa podlega prawu polskiemu, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów przyznających Przedsiębiorcy na prawach konsumenta dalej idącą ochronę.

31.2. Strony w pierwszej kolejności dążą do polubownego rozwiązania sporu.

31.3. Spory z Klientem, który nie jest Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

31.4. Nieważność lub bezskuteczność jednego postanowienia Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych.

31.5. Kontakt z Usługodawcą: e-mail kontakt@ranedo.com, telefon +48 577 682 359, adres: ul. Boczna 8, 46-080 Chróścice.

Załącznik nr 1. Wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy; przysługuje wyłącznie Przedsiębiorcy na prawach konsumenta)

• Adresat: Createin.pl Jarosław Kądzioła, ul. Boczna 8, 46-080 Chróścice, e-mail: kontakt@ranedo.com
• Ja/My() niniejszym informuję/informujemy() o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi cyfrowej Ranedo Rezerwacje: Subskrypcji / Modułu Dodatkowego / Pakietu SMS(*) ……………………………
• Data zawarcia umowy / zakupu(*): ……………………………
• Imię i nazwisko oraz firma przedsiębiorcy: ……………………………
• NIP: ……………………………
• Adres: ……………………………
• Adres e-mail przypisany do Konta: ……………………………
• Podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ……………………………
• Data: ……………………………

(*) Niepotrzebne skreślić.

Załącznik nr 2. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

§ 1. Strony i zawarcie Umowy powierzenia

1.1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („Umowa powierzenia”) zostaje zawarta między:

• Klientem w rozumieniu Regulaminu serwisu Ranedo Rezerwacje — jako administratorem („Administrator”), a
• Createin.pl Jarosław Kądzioła, jednoosobową działalnością gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ul. Boczna 8, 46-080 Chróścice, NIP 7481531765, REGON 161499368, e-mail kontakt@ranedo.com — jako podmiotem przetwarzającym („Procesor”).

1.2. Umowa powierzenia jest zawierana w postaci elektronicznej, przez zaznaczenie przez Administratora pola akceptacji Regulaminu wraz z Umową powierzenia przy rejestracji Konta albo na ekranie akceptacji przy pierwszym logowaniu przez Google lub Facebook. System zapisuje wersję dokumentu, datę i godzinę akceptacji oraz identyfikator osoby, która jej dokonała. Umowa powierzenia wchodzi w życie z chwilą zawarcia Umowy w rozumieniu Regulaminu.

1.3. Umowa powierzenia jest umową, o której mowa w art. 28 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”). Spełnia wymóg formy z art. 28 ust. 9 RODO. Na żądanie Administratora Procesor przesyła jej treść w formacie PDF albo zawiera ją dodatkowo w formie dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w brzmieniu identycznym z wersją zaakceptowaną.

1.4. Określenia pisane wielką literą, niezdefiniowane w Umowie powierzenia, mają znaczenie nadane im w Regulaminie. W sprawach ochrony danych osobowych Umowa powierzenia ma pierwszeństwo przed pozostałymi postanowieniami Regulaminu.

§ 2. Definicje

2.1. W Umowie powierzenia:

• Dane — dane osobowe powierzone Procesorowi przez Administratora w związku z korzystaniem z Systemu, określone w Załączniku A;
• Dane Szczególne — Dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO, w szczególności dane dotyczące zdrowia;
• Dalszy Procesor — podmiot, któremu Procesor powierza przetwarzanie Danych w imieniu Administratora;
• Naruszenie — naruszenie ochrony danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 12 RODO dotyczące Danych;
• Osoba, której dane dotyczą — w szczególności Klient Końcowy, Uczestnik, Opiekun, Pracownik i Użytkownik;
• Polecenie — udokumentowane polecenie Administratora dotyczące przetwarzania Danych (§ 5).

§ 3. Przedmiot i charakter powierzenia

3.1. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie Danych w imieniu Administratora, w zakresie i celu określonych w Umowie powierzenia i Załączniku A, a Procesor zobowiązuje się przetwarzać je zgodnie z Umową powierzenia, RODO i innymi przepisami o ochronie danych osobowych.

3.2. Charakter przetwarzania: przetwarzanie w systemie informatycznym typu SaaS, w sposób zautomatyzowany, obejmujące operacje wymienione w Załączniku A, wykonywane przez System na skutek działań Administratora, Użytkowników i Klientów Końcowych oraz — w zakresie wsparcia i utrzymania — przez Procesora.

3.3. Cel przetwarzania: techniczna obsługa działalności Administratora za pomocą Systemu, w szczególności przyjmowanie i obsługa rezerwacji Wizyt i zapisów na Zajęcia, prowadzenie kalendarzy i grafiku Pracowników, prowadzenie bazy klientów, obsługa Zaliczek w zakresie technicznej integracji z operatorem płatności Administratora, wysyłka wiadomości e-mail i SMS na polecenie Administratora, obsługa Ankiety Zdrowotnej i zgód, raporty oraz realizacja praw Osób, których dane dotyczą.

3.4. Jeżeli Administrator sam jest podmiotem przetwarzającym na rzecz innego administratora, Umowę powierzenia stosuje się odpowiednio jako umowę dalszego powierzenia, pod warunkiem że Administrator uzyskał zgodę tego administratora na dalsze powierzenie i zapewnił, że obowiązki z Umowy powierzenia nie są mniej rygorystyczne niż te, które go wiążą.

3.5. Procesor nie jest administratorem Danych i nie decyduje o celach ani sposobach ich przetwarzania wykraczających poza Umowę powierzenia. W zakresie danych Konta i Użytkowników przetwarzanych w ramach własnej relacji z Administratorem (logowanie, bezpieczeństwo, rozliczenia, kontakt) Procesor jest odrębnym administratorem — zasady opisuje Polityka prywatności.

§ 4. Czas trwania

4.1. Umowa powierzenia obowiązuje przez czas obowiązywania Umowy, a po jej zakończeniu — do czasu usunięcia albo anonimizacji Danych zgodnie z § 16.

4.2. Postanowienia dotyczące poufności, usunięcia Danych i odpowiedzialności obowiązują także po zakończeniu Umowy powierzenia, w zakresie potrzebnym do ich wykonania.

§ 5. Polecenia Administratora

5.1. Procesor przetwarza Dane wyłącznie na udokumentowane Polecenie Administratora, także w odniesieniu do przekazywania Danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego; w takim przypadku Procesor przed rozpoczęciem przetwarzania informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

5.2. Udokumentowanymi Poleceniami są:

• Regulamin i Umowa powierzenia;
• ustawienia i czynności wykonywane przez Administratora i Użytkowników w Panelu (w tym konfiguracja formularzy, powiadomień, polityki odwołań, okresów przechowywania, uprawnień, importy i eksporty, użycie narzędzia RODO);
• polecenia przesłane przez Administratora e-mailem z adresu przypisanego do Konta na adres kontakt@ranedo.com.

5.3. Procesor niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem Polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych. Procesor może wstrzymać wykonanie takiego Polecenia do czasu jego potwierdzenia lub zmiany przez Administratora.

5.4. Polecenia wykraczające poza standardowe funkcje Systemu (np. jednorazowa operacja na Danych wykonywana ręcznie) Procesor wykonuje w rozsądnym terminie; jeżeli wymagają nakładu pracy nieproporcjonalnego do ich celu, strony uzgadniają sposób i koszt ich wykonania, z wyjątkiem Poleceń niezbędnych do realizacji praw Osób, których dane dotyczą, lub obowiązków Administratora z art. 32–36 RODO.

§ 6. Zakaz przetwarzania do własnych celów

6.1. Procesor nie wykorzystuje Danych do własnych celów, w szczególności do własnego marketingu, profilowania, trenowania modeli sztucznej inteligencji ani do kierowania Klientów Końcowych do innych klientów Procesora.

6.2. Procesor może tworzyć zbiorcze statystyki działania Systemu (np. liczba rezerwacji, odsetek odwołań) wyłącznie z danych zanonimizowanych w sposób uniemożliwiający identyfikację Osób, których dane dotyczą, i Administratora.

§ 7. Poufność

7.1. Procesor dopuszcza do przetwarzania Danych wyłącznie osoby, które posiadają jego upoważnienie, zostały przeszkolone w zakresie ochrony danych i zobowiązały się do zachowania poufności albo podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

7.2. Obowiązek poufności obowiązuje także po ustaniu współpracy tych osób z Procesorem.

7.3. Procesor nie ujawnia Danych osobom trzecim, z wyjątkiem Dalszych Procesorów (§ 9), odbiorców wskazanych przez Administratora w Poleceniu (np. operator płatności Administratora) oraz organów uprawnionych na podstawie przepisów prawa. O żądaniu organu Procesor informuje Administratora, o ile prawo tego nie zabrania.

§ 8. Bezpieczeństwo przetwarzania

8.1. Procesor wdraża i utrzymuje środki techniczne i organizacyjne wymagane przez art. 32 RODO, zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, w tym ryzyku związanemu z przetwarzaniem Danych Szczególnych i danych dzieci. Minimalny zakres środków określa Załącznik C.

8.2. Procesor regularnie testuje, mierzy i ocenia skuteczność środków, nie rzadziej niż raz w roku, oraz aktualizuje je w miarę rozwoju technicznego i zmian ryzyka. Zmiana środków nie może obniżyć poziomu ochrony określonego w Załączniku C.

8.3. Administrator odpowiada za bezpieczeństwo po swojej stronie, w szczególności za nadawanie uprawnień Użytkownikom, włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego, zabezpieczenie urządzeń, z których korzystają Użytkownicy, oraz za Dane wyeksportowane z Systemu.

§ 9. Dalsi Procesorzy

9.1. Administrator udziela Procesorowi ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z Dalszych Procesorów w zakresie niezbędnym do świadczenia usług. Wykaz Dalszych Procesorów w dniu zawarcia Umowy powierzenia zawiera Załącznik B; aktualny wykaz jest publikowany także pod adresem https://rezerwacje.ranedo.com/pl/podprocesorzy i w Panelu.

9.2. O zamiarze dodania lub zastąpienia Dalszego Procesora Procesor informuje Administratora co najmniej 14 dni wcześniej e-mailem na adres przypisany do Konta i komunikatem w Panelu, wskazując nazwę, siedzibę, zakres przetwarzania i miejsce przetwarzania Danych.

9.3. W terminie, o którym mowa w ust. 9.2, Administrator może zgłosić sprzeciw uzasadniony ochroną danych osobowych. Strony w dobrej wierze poszukują rozwiązania. Jeżeli go nie znajdą, Administrator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem przed rozpoczęciem korzystania z nowego Dalszego Procesora i otrzymuje zwrot opłaty proporcjonalny do niewykorzystanej części opłaconego Okresu Rozliczeniowego.

9.4. W sytuacji nagłej, gdy zastąpienie Dalszego Procesora jest konieczne dla ciągłości lub bezpieczeństwa usług (np. awaria albo zakończenie działalności dostawcy), Procesor może zastąpić go przed upływem terminu z ust. 9.2, informując Administratora niezwłocznie; prawo sprzeciwu i wypowiedzenia z ust. 9.3 przysługuje wtedy od dnia otrzymania informacji.

9.5. Procesor nakłada na Dalszych Procesorów, w drodze umowy, obowiązki ochrony danych nie mniej rygorystyczne niż obowiązki z Umowy powierzenia, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Jeżeli Dalszy Procesor nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za ich wypełnienie spoczywa na Procesorze (art. 28 ust. 4 RODO).

9.6. Dostawcy, z których Administrator korzysta na podstawie własnych umów — w szczególności operatorzy płatności Administratora (mBank S.A. — Paynow, Krajowy Integrator Płatności S.A. — Tpay), kalendarze zewnętrzne synchronizowane przez Administratora, narzędzia analityczne i reklamowe oraz osadzone mapy i filmy — nie są Dalszymi Procesorami Procesora. Administrator samodzielnie ustala ich rolę w swoim procesie przetwarzania i zawiera z nimi wymagane umowy.

§ 10. Przekazywanie Danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

10.1. Procesor przechowuje Dane na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

10.2. Przekazanie Danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej może nastąpić wyłącznie w przypadkach wskazanych w Załączniku B i wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO (decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inne odpowiednie zabezpieczenia).

10.3. Dane Szczególne i dane Uczestników niepełnoletnich nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

§ 11. Pomoc w realizacji praw Osób, których dane dotyczą

11.1. Uwzględniając charakter przetwarzania, Procesor pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania Osób, których dane dotyczą, w zakresie ich praw określonych w rozdziale III RODO, w szczególności przez udostępnienie w Panelu narzędzia RODO pozwalającego wyszukać Osobę po adresie e-mail lub numerze telefonu, wyeksportować jej Dane (JSON), sprostować je i zanonimizować — z uwzględnieniem Wizyt, karty klienta, notatek, Zaliczek, zgód, odpowiedzi w Ankiecie Zdrowotnej, wiadomości, listy rezerwowej, a od dnia udostępnienia funkcji Zajęć — także danych Uczestników powiązanych z Opiekunem.

11.2. W zakresie, w jakim Administrator nie może zrealizować żądania samodzielnie, Procesor wykonuje Polecenie Administratora dotyczące praw Osoby, której dane dotyczą, w ciągu 7 dni od jego otrzymania.

11.3. Żądanie Osoby, której dane dotyczą, skierowane bezpośrednio do Procesora, Procesor niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 Dni Roboczych, przekazuje Administratorowi i informuje tę osobę o przekazaniu. Procesor nie odpowiada na żądanie merytorycznie, chyba że Administrator go do tego upoważni.

11.4. [DO DECYZJI PRAWNIKA — G-1, G-2] Dane Klientów Końcowych z Rezerwacji Ukrytych (Regulamin § 6.5) są przez Procesora przechowywane i przetwarzane tak samo jak pozostałe Dane; ograniczeniu podlega wyłącznie ich wyświetlanie Administratorowi w Panelu, eksportach i powiadomieniach w Planie Bezpłatnym. Na pisemny wniosek Administratora (e-mail na adres z ust. 19.4) dotyczący realizacji praw Osoby, której dane dotyczą, Procesor nieodpłatnie wyszukuje, udostępnia, sprostowuje albo usuwa te Dane w ciągu 7 dni, bez konieczności zmiany Planu.

§ 12. Pomoc w wykonywaniu obowiązków z art. 32–36 RODO

12.1. Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje, Procesor pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO, w szczególności:

• udostępnia opis środków bezpieczeństwa (Załącznik C) i informacje o Dalszych Procesorach;
• przekazuje informacje potrzebne do oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO), jeżeli Administrator jej dokonuje — w szczególności przy przetwarzaniu Danych Szczególnych lub danych dzieci na dużą skalę;
• współpracuje przy uprzednich konsultacjach z organem nadzorczym (art. 36 RODO).

12.2. Procesor udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania w zakresie przetwarzania w Systemie.

§ 13. Naruszenia ochrony danych

13.1. Procesor zawiadamia Administratora o Naruszeniu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres przypisany do Konta i komunikatem w Panelu.

13.2. Zawiadomienie zawiera co najmniej informacje, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO, w zakresie dostępnym Procesorowi: charakter Naruszenia, w miarę możliwości kategorie i przybliżoną liczbę Osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę rekordów, prawdopodobne konsekwencje, zastosowane lub proponowane środki zaradcze oraz dane kontaktowe osoby, od której można uzyskać więcej informacji. Informacje niedostępne w chwili zawiadomienia Procesor przekazuje sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki.

13.3. Procesor niezwłocznie podejmuje działania w celu ograniczenia skutków Naruszenia i zapobieżenia jego powtórzeniu, dokumentuje Naruszenie i udostępnia Administratorowi tę dokumentację w zakresie dotyczącym jego Danych.

13.4. Decyzję o zgłoszeniu Naruszenia organowi nadzorczemu i zawiadomieniu Osób, których dane dotyczą, podejmuje Administrator. Procesor nie zawiadamia ich samodzielnie w imieniu Administratora, chyba że Administrator go o to poprosi albo wymaga tego prawo.

§ 14. Informacje i audyt

14.1. Procesor udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO, w szczególności aktualną wersję Załącznika C, wykaz Dalszych Procesorów i — na żądanie — streszczenie wyników ostatniego przeglądu bezpieczeństwa.

14.2. Jeżeli informacje z ust. 14.1 nie są wystarczające, Administrator może przeprowadzić audyt, w tym inspekcję, albo zlecić go niezależnemu audytorowi zobowiązanemu do zachowania poufności, który nie jest konkurentem Procesora.

14.3. Audyt odbywa się nie częściej niż raz w roku, po zawiadomieniu Procesora co najmniej 14 dni wcześniej, w Dni Robocze, w sposób nieutrudniający działalności Procesora, chyba że doszło do Naruszenia, istnieje uzasadnione podejrzenie niezgodności albo żąda tego organ nadzorczy. Audyt nie może naruszać bezpieczeństwa danych innych klientów Procesora, tajemnicy przedsiębiorstwa Procesora ani ciągłości działania Systemu. Audyt infrastruktury Dalszych Procesorów odbywa się przez udostępnienie ich certyfikatów, raportów lub wyników audytów. Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie Umowy powierzenia przez Procesora.

14.4. Procesor usuwa niezgodności stwierdzone w audycie w terminie uzgodnionym z Administratorem, odpowiednim do ich wagi.

§ 15. Dane Szczególne, dane dzieci i dane szczególnie chronione

15.1. Funkcje Systemu służące do zbierania Danych Szczególnych (Ankieta Zdrowotna, pola informacji o zdrowiu Uczestnika) są domyślnie wyłączone i są włączane przez Administratora. Ich włączenie stanowi Polecenie przetwarzania Danych Szczególnych w zakresie określonym w Załączniku A.

15.2. W odniesieniu do Danych Szczególnych i danych Uczestników niepełnoletnich Procesor stosuje dodatkowe środki określone w Załączniku C, w szczególności szyfrowanie pól w bazie danych, dostęp wyłącznie dla Użytkowników z nadanym uprawnieniem i uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, rejestrowanie każdego wyświetlenia i eksportu oraz brak przekazywania tych danych poza EOG.

15.3. Dostęp personelu Procesora do Danych Szczególnych w ramach wsparcia wymaga zgody Administratora udzielonej w Panelu dla danego zgłoszenia, z wyjątkiem działań niezbędnych do usunięcia awarii zagrażającej bezpieczeństwu Danych; taki dostęp jest rejestrowany i zgłaszany Administratorowi.

15.4. Administrator nie powierza Procesorowi danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO), numerów PESEL Uczestników ani dokumentacji medycznej w rozumieniu przepisów o prawach pacjenta. Jeżeli takie dane zostaną wprowadzone do Systemu wbrew temu postanowieniu, Procesor może — po poinformowaniu Administratora — ograniczyć do nich dostęp.

15.5. Administrator odpowiada za podstawę prawną przetwarzania Danych Szczególnych i danych dzieci, w szczególności za odebranie wyraźnych zgód i zgód Opiekunów w treści przez siebie zatwierdzonej, za ocenę, czy wymagana jest ocena skutków dla ochrony danych, oraz za ustawienie okresów przechowywania tych danych w Panelu.

§ 16. Zakończenie przetwarzania — usunięcie i zwrot Danych

16.1. Przed zakończeniem Umowy i w ciągu 30 dni po nim Administrator może samodzielnie pobrać Dane z Panelu w formatach CSV i JSON (zwrot Danych). Na żądanie Administratora zgłoszone w tym terminie Procesor przygotowuje pełny eksport Danych w ciągu 14 dni. Pełny eksport obejmuje także Dane z Rezerwacji Ukrytych. [DO DECYZJI PRAWNIKA — G-3]

16.2. Po upływie 30 dni od zakończenia Umowy Procesor usuwa albo nieodwracalnie anonimizuje Dane, chyba że Administrator wcześniej poleci ich usunięcie albo prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie nakazuje Procesorowi dalsze przechowywanie Danych. Przed usunięciem Procesor przypomina Administratorowi o nim e-mailem co najmniej 14 dni i 3 dni wcześniej.

16.3. Dane w kopiach zapasowych są nadpisywane najpóźniej po 90 dniach od ich usunięcia z bazy produkcyjnej. Do tego czasu nie są wykorzystywane do żadnych celów i mogą zostać przywrócone wyłącznie w celu odtworzenia infrastruktury po awarii; jeżeli dojdzie do takiego przywrócenia, Procesor ponownie usuwa Dane podlegające usunięciu.

16.4. Na żądanie Administratora Procesor potwierdza na Trwałym nośniku usunięcie Danych, wskazując datę usunięcia z bazy produkcyjnej i datę nadpisania kopii zapasowych.

§ 17. Odpowiedzialność

17.1. Strony odpowiadają wobec Osób, których dane dotyczą, na zasadach art. 82 RODO. Umowa powierzenia nie ogranicza odpowiedzialności żadnej ze stron wobec Osób, których dane dotyczą, ani wobec organu nadzorczego.

17.2. Procesor odpowiada wobec Administratora za szkody spowodowane przetwarzaniem niezgodnym z Umową powierzenia, RODO lub Poleceniami Administratora oraz za działania Dalszych Procesorów (§ 9.5). W relacjach między stronami stosuje się postanowienia Regulaminu o ograniczeniu odpowiedzialności (§ 21 Regulaminu) w zakresie, w jakim pozwalają na to bezwzględnie obowiązujące przepisy; ograniczenia te nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani Przedsiębiorcy na prawach konsumenta.

17.3. Administrator odpowiada za zgodność z prawem Poleceń, za podstawę prawną przetwarzania i za informacje przekazywane Osobom, których dane dotyczą, oraz za Dane, które sam wprowadził do Systemu wbrew Umowie powierzenia (§ 15.4).

§ 18. Zmiany Umowy powierzenia

18.1. Procesor może zmienić Umowę powierzenia w trybie zmiany Regulaminu (§ 30 Regulaminu), w szczególności w razie zmiany przepisów, wytycznych organów nadzorczych, udostępnienia nowych funkcji Systemu wymagających rozszerzenia zakresu powierzenia albo zmiany środków bezpieczeństwa.

18.2. Zmiana wykazu Dalszych Procesorów następuje w trybie § 9 i nie wymaga zmiany Umowy powierzenia.

18.3. Rozszerzenie zakresu Danych o nowe kategorie (np. w związku z udostępnieniem funkcji Zajęć lub grafiku pracy) obejmuje Administratora dopiero od chwili włączenia przez niego danej funkcji w Panelu.

§ 19. Postanowienia końcowe

19.1. Umowa powierzenia podlega prawu polskiemu.

19.2. Spory rozstrzyga sąd właściwy zgodnie z § 31 Regulaminu.

19.3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin oraz przepisy RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych i Kodeksu cywilnego.

19.4. Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@ranedo.com, telefon +48 577 682 359, ul. Boczna 8, 46-080 Chróścice. Procesor nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

---

Załącznik A. Zakres powierzenia

A.1. Kategorie Osób, których dane dotyczą

• Klienci Końcowi: osoby rezerwujące Wizyty i zapisujące się na Zajęcia, osoby na liście rezerwowej, osoby wpisane do bazy klientów przez Użytkowników lub zaimportowane przez Administratora, subskrybenci newslettera i odbiorcy kampanii, osoby wpłacające Zaliczki, osoby piszące przez formularz kontaktowy Strony Rezerwacji;
• Opiekunowie i osoby upoważnione przez nich do odbioru Uczestnika (od dnia udostępnienia funkcji Zajęć);
• Uczestnicy, w tym dzieci (od dnia udostępnienia funkcji Zajęć);
• Pracownicy Administratora (osoby, dla których prowadzone są kalendarze i grafik);
• Użytkownicy Konta.

A.2. Kategorie Danych

Obszar	Dane	Uwagi
Rezerwacje Wizyt	imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, wybrana usługa, Pracownik, termin, cena, status (umówiona, potwierdzona, odwołana, niestawiennictwo), uwagi do rezerwacji, źródło rezerwacji	uwagi — pole tekstowe bez Danych Szczególnych (Regulamin § 27.2)
Zarządzanie Wizytą	kody i linki do zarządzania Wizytą, historia zmian terminu i odwołań, oświadczenia złożone przy rezerwacji (treść, wersja, czas)
Baza klientów (CRM)	dane kontaktowe, data urodzenia (jeżeli Administrator ją zbiera), historia Wizyt i płatności, karnety, notatki personelu, oznaczenia (np. niestawiennictwo, blokada rezerwacji online), preferencje dotyczące Pracownika	notatki bez Danych Szczególnych
Zaliczki i płatności	kwota, status, identyfikator transakcji u operatora płatności Administratora, data, historia zwrotów	System nie przetwarza danych kart płatniczych; dane rachunku zwrotu — tylko jeżeli przekaże je operator płatności
Zgody	zgody marketingowe e-mail i SMS (treść, wersja, data, źródło), potwierdzenia double opt-in, zgody z art. 9 RODO, zgody na wizerunek (zakres), wycofania zgód
Komunikacja	treść i historia wysłanych wiadomości e-mail i SMS, status doręczenia, odpowiedzi SMS (jeżeli funkcja jest dostępna), wiadomości z formularza kontaktowego Strony Rezerwacji
Ankieta Zdrowotna (Dane Szczególne)	odpowiedzi na pytania skonfigurowane przez Administratora, w szczególności przeciwwskazania do zabiegów, alergie, przyjmowane leki w zakresie istotnym dla zabiegu, ciąża, przebyte urazy	tylko po włączeniu przez Administratora; tylko za wyraźną zgodą albo na innej podstawie z art. 9 ust. 2 RODO wskazanej przez Administratora
Informacja o rodzaju usługi „wrażliwej”	sam fakt rezerwacji usługi oznaczonej jako „wrażliwa” (np. fizjoterapia, psychoterapia)	może stanowić Dane Szczególne — środki z Załącznika C pkt C.3
Uczestnicy (etap Zajęć)	imię, nazwisko, rok urodzenia albo wiek, grupa, karnet, obecności, odrabianie zajęć, uwagi organizacyjne; informacje o zdrowiu Uczestnika (Dane Szczególne — za wyraźną zgodą Opiekuna)	bez numeru PESEL
Opiekunowie i osoby upoważnione do odbioru (etap Zajęć)	imię, nazwisko, telefon, e-mail Opiekuna; imię, nazwisko i telefon osoby upoważnionej do odbioru; oświadczenie o uprawnieniu do reprezentowania Uczestnika
Wizerunek (etap Zajęć)	zgody na rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika (zakres, data, wycofanie); zdjęcia przesłane przez Administratora do Treści Klienta	zdjęcia publikowane wyłącznie w zakresie zgody — odpowiedzialność Administratora
Pracownicy i grafik	imię, nazwisko, zdjęcie i opis prezentowane na Stronie Rezerwacji (jeżeli Administrator je doda), godziny pracy, przerwy, nieobecności (bez przyczyny zdrowotnej), przypisanie do usług i lokali	grafik pracy — od dnia udostępnienia funkcji
Użytkownicy	imię, nazwisko, adres e-mail, rola, uprawnienia, przypisanie do lokali, historia działań w Panelu, w tym dostępu do Danych Szczególnych
Dane techniczne	adresy IP i informacje o przeglądarce zapisywane w mechanizmach zabezpieczeń (limity prób, ochrona przed fikcyjnymi rezerwacjami), wpisy w dzienniku zdarzeń, subskrypcje powiadomień push urządzeń Użytkowników

A.3. Operacje przetwarzania

Zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, przeglądanie, wyszukiwanie, dostosowywanie lub modyfikowanie, wykorzystywanie do wysyłki wiadomości na polecenie Administratora, udostępnianie Administratorowi i Użytkownikom, przesyłanie operatorowi płatności Administratora i Dalszym Procesorom w zakresie Załącznika B, eksport, ograniczanie, szyfrowanie, anonimizacja, usuwanie — w sposób zautomatyzowany w Systemie.

A.4. Domyślne okresy przechowywania ustawione w Systemie

Okresy przechowywania ustala Administrator. System stosuje następujące wartości domyślne, które Administrator może zmienić w Panelu w granicach wskazanych przy danym ustawieniu:

Dane	Domyślny okres	Uwagi
Wizyty, baza klientów, Zaliczki	przez czas trwania Umowy	Administrator może usuwać wcześniej narzędziem RODO albo ustawić automatyczne usuwanie klientów nieaktywnych
Odpowiedzi w Ankiecie Zdrowotnej	[DO DECYZJI WŁAŚCICIELA — propozycja: 24 miesiące od ostatniej Wizyty Klienta Końcowego] albo do wycofania zgody	wycofanie zgody → usunięcie odpowiedzi
Dane Uczestników i Opiekunów	[DO DECYZJI WŁAŚCICIELA — propozycja: 12 miesięcy od zakończenia ostatniego cyklu Zajęć Uczestnika]	dane rozliczeń — według decyzji Administratora
Informacje o zdrowiu Uczestnika	do końca cyklu Zajęć albo do wycofania zgody
Zgody na wizerunek	do wycofania; dowód udzielenia i wycofania — do upływu przedawnienia roszczeń
Treść wiadomości SMS i e-mail, statusy doręczenia	12 miesięcy od wysyłki
Kody i linki do zarządzania Wizytą	do 7 dni po terminie Wizyty
Adresy IP w mechanizmach zabezpieczeń	do 30 dni	[DO WERYFIKACJI z implementacją]
Dziennik zdarzeń, w tym dostępu do Danych Szczególnych	24 miesiące
Wszystkie Dane po zakończeniu Umowy	30 dni (§ 16.2), kopie zapasowe — 90 dni (§ 16.3)

Załącznik B. Dalsi Procesorzy

B.1. Wykaz w dniu zawarcia Umowy powierzenia

Podmiot	Siedziba	Zakres	Miejsce przetwarzania
Hostinger International Ltd.	Cypr	serwer VPS i baza danych, kopie zapasowe	centrum danych w Wilnie (Litwa), EOG
OVH SAS	Francja	poczta e-mail: potwierdzenia, przypomnienia i powiadomienia wysyłane do Klientów Końcowych, Opiekunów i Użytkowników	EOG
LINK Mobility Poland sp. z o.o. (SMSAPI)	Polska	wysyłka SMS z Limitu SMS i Pakietów SMS	EOG
OpenAI Ireland Ltd.	Irlandia	kreator treści Strony Rezerwacji (jeżeli udostępniony) — wyłącznie treści wprowadzone przez Administratora, bez danych Klientów Końcowych, Uczestników i Danych Szczególnych	USA — standardowe klauzule umowne lub Ramy ochrony danych UE–USA
Usługi Web Push przeglądarek (Google, Apple, Mozilla)	—	dostarczanie powiadomień na urządzenia Użytkowników; treść powiadomień szyfrowana end-to-end zgodnie ze standardem Web Push i niezawierająca Danych Szczególnych	zależnie od przeglądarki, także poza EOG

[DO WERYFIKACJI przed publikacją: lista odpowiada wykazowi z dokumentów Ranedo dla restauracji z pominięciem Geoapify i OpenStreetMap Foundation (geokodowanie adresów dostawy — w Ranedo Rezerwacje niepotrzebne). Każda nowa integracja w kodzie = nowy wiersz lub procedura z § 9.]

B.2. Podmioty, które nie są Dalszymi Procesorami

• Cloudflare, Inc. — wyłącznie obsługa DNS domen Procesora, bez pośredniczenia w ruchu; nie przetwarza Danych.
• mBank S.A. (Paynow) i Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay) — operatorzy płatności Administratora, działający na podstawie umów zawartych przez Administratora; Zaliczki trafiają bezpośrednio na rachunek Administratora.
• Google Ireland Ltd. i Meta Platforms Ireland Ltd. — w zakresie logowania Użytkowników przez Google lub Facebook działają jako odrębni administratorzy (relacja Procesora z Użytkownikiem jako administratora danych Konta).
• Dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, map i filmów osadzonych przez Administratora — dostawcy Administratora.

B.3. Przekazywanie poza EOG

• OpenAI — wyłącznie treści wprowadzone do kreatora przez Administratora; standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) lub decyzja Komisji dotycząca Ram ochrony danych UE–USA (art. 45 RODO), jeżeli odbiorca jest nimi objęty.
• Usługi Web Push — zaszyfrowane powiadomienia mogą przechodzić przez serwery dostawców przeglądarek poza EOG; treść jest dla nich nieczytelna.

Załącznik C. Środki techniczne i organizacyjne

[WARUNEK PUBLIKACJI: każdy punkt musi odpowiadać stanowi wdrożenia w kodzie i infrastrukturze Ranedo Rezerwacje w dniu publikacji. Punkty oznaczone „(wymagane przed włączeniem funkcji)” muszą być gotowe przed udostępnieniem Ankiety Zdrowotnej i funkcji Zajęć.]

C.1. Poufność — kontrola dostępu

• dostęp do Panelu wyłącznie po uwierzytelnieniu; hasła przechowywane w postaci haszowanej algorytmem odpornym na ataki słownikowe;
• uwierzytelnianie dwuskładnikowe obowiązkowe dla personelu Procesora i dla Użytkowników z dostępem do Danych Szczególnych i danych Uczestników niepełnoletnich; dostępne dla pozostałych Użytkowników;
• role i uprawnienia w Panelu (w tym rola pracownika widzącego wyłącznie własny kalendarz) i zasada minimalnych uprawnień;
• limity prób logowania i innych operacji, czasowa blokada adresu IP po kolejnych nieudanych próbach logowania, ochrona formularza rezerwacji przed automatycznym tworzeniem fikcyjnych rezerwacji;
• separacja danych poszczególnych Administratorów na poziomie aplikacji (każde zapytanie ograniczone do Konta) i testy automatyczne tej separacji;
• dostęp administracyjny do serwerów wyłącznie dla upoważnionych osób, przez szyfrowane połączenie z uwierzytelnianiem kluczem;
• upoważnienia do przetwarzania danych i zobowiązania do poufności dla osób po stronie Procesora.

C.2. Integralność i szyfrowanie

• szyfrowanie połączeń (TLS) dla Panelu, Stron Rezerwacji, widżetu i interfejsów;
• szyfrowanie w bazie danych kluczy do kont operatorów płatności Administratora i innych sekretów;
• szyfrowane kopie zapasowe;
• dziennik zdarzeń rejestrujący istotne działania Użytkowników i personelu Procesora (kto, co i kiedy zmienił), w tym każde wyświetlenie i eksport Danych Szczególnych;
• zabezpieczenia aplikacji: ochrona przed CSRF, polityka bezpieczeństwa treści (CSP), walidacja danych wejściowych, aktualizacje bezpieczeństwa zależności.

C.3. Dodatkowe środki dla Danych Szczególnych i danych dzieci (wymagane przed włączeniem funkcji)

• szyfrowanie pól z Danymi Szczególnymi w bazie danych kluczem przechowywanym poza bazą danych;
• funkcje domyślnie wyłączone; włączenie wymaga potwierdzenia przez administratora Konta;
• wyświetlanie Danych Szczególnych wyłącznie po świadomym rozwinięciu (bez pokazywania w widoku kalendarza i na liście Wizyt); eksport po ponownym uwierzytelnieniu;
• dla usług oznaczonych jako „wrażliwe”: brak nazwy usługi w treści SMS i tematach e-maili, brak narzędzi analitycznych i reklamowych na stronie formularza rezerwacji;
• brak przekazywania Danych Szczególnych i danych Uczestników niepełnoletnich poza EOG oraz do kreatora AI;
• dostęp personelu Procesora tylko za zgodą Administratora dla danego zgłoszenia (§ 15.3).

C.4. Dostępność i odporność

• kopie zapasowe bazy danych wykonywane codziennie, przechowywane w lokalizacji innej niż serwer produkcyjny, nadpisywane najpóźniej po 90 dniach;
• procedura odtworzenia po awarii testowana co najmniej raz w roku;
• monitoring dostępności i obciążenia serwera;
• możliwość eksportu i wydruku kalendarza przez Administratora na wypadek niedostępności Systemu.

C.5. Organizacja

• procedura obsługi Naruszeń z terminem zawiadomienia Administratora (§ 13);
• rejestr kategorii czynności przetwarzania prowadzony przez Procesora (art. 30 ust. 2 RODO);
• weryfikacja Dalszych Procesorów przed ich zaangażowaniem i umowy powierzenia z nimi;
• automatyczne usuwanie danych po upływie okresów przechowywania (codzienny proces retencji);
• przegląd środków bezpieczeństwa co najmniej raz w roku i po każdym istotnym Naruszeniu;
• środowiska testowe i deweloperskie bez kopii Danych produkcyjnych.